Os erros trabalhistas vão além do descumprimento das obrigações legais: afetam diretamente a saúde financeira e a reputação das organizações. Para o vice-presidente Financeiro da Federação dos Contadores e Técnicos em Contabilidade do Estado do Rio Grande do Sul (Fecontábil RS), Paulo Roque Luiz, a atualização constante da legislação brasileira torna o trabalho do contador cada vez mais estratégico e dinâmico.
Segundo ele, a adoção de boas práticas, o investimento em tecnologia e a busca permanente por capacitação consolidam o profissional como um parceiro indispensável para empresas de todos os portes. “A realização de auditorias periódicas na folha de pagamento, detectando inconsistências antes que se tornem alvo de fiscalizações, e o uso de sistemas integrados e ferramentas de compliance que automatizam processos e geram alertas são formas eficazes de atuação preventiva”, destaca.
A Fecontábil RS reúne atualmente 16 sindicatos filiados: Bagé, Canoas, Caxias do Sul, Erechim, Ijuí, Lajeado, Passo Fundo, Pelotas, Porto Alegre, Rio Grande, Santa Cruz do Sul, Santa Maria, São Leopoldo, Uruguaiana, Santa Rosa e Vacaria.
Em entrevista ao JC Contabilidade, Paulo Roque Luiz, empresário com especialização em Direito Empresarial pela Universidade de Berkeley (EUA), especialização em Direito Tributário pela Universidade de Ohio (EUA) e pós-graduação em Direito Empresarial pela FGV, detalhou as principais ações para evitar passivos trabalhistas e fiscais.
JC Contabilidade – Quais são os erros mais comuns observados nas folhas de pagamento das empresas atualmente?
Paulo Roque Luiz – Os principais erros incluem cálculos incorretos de horas extras, motivados pela má apuração do ponto ou desconhecimento das convenções coletivas, ausência de recolhimento adequado de encargos sociais como FGTS, INSS e IRRF, erros no lançamento de adicionais obrigatórios, categorização indevida de trabalhadores e falta de integração entre banco de horas e folha de pagamento. Também é comum o não cumprimento de prazos para admissão, alterações funcionais, avisos de férias e desligamentos. Esses problemas geralmente decorrem de processos manuais, falta de especialização e desconhecimento das constantes alterações na legislação.
Contab – De que forma o contador pode atuar preventivamente para evitar autuações trabalhistas e fiscais?
Luiz – A atuação preventiva envolve monitoramento constante da legislação trabalhista e previdenciária, auditorias periódicas na folha, capacitação da equipe de Recursos Humanos, uso de sistemas integrados e ferramentas de compliance, parceria com o setor jurídico e criação de sistemas de conferência cruzada para reduzir erros humanos.
Contab – Como a atualização constante da legislação influencia a rotina do contador na elaboração da folha?
Luiz – A atualização contínua torna o trabalho mais estratégico e dinâmico, exigindo rápida adaptação a mudanças em alíquotas de INSS e FGTS, novos direitos trabalhistas e regras específicas de categorias. Isso demanda acompanhamento das publicações dos órgãos reguladores e participação em cursos e treinamentos.
Contab – Que ferramentas ou práticas o senhor recomenda para garantir maior segurança nos cálculos e registros?
Luiz – Recomendo o uso de softwares integrados que reúnam gestão de ponto, folha e eSocial, auditorias frequentes, aplicação de checklists, backups seguros, treinamento contínuo e uso de indicadores de desempenho para promover melhorias constantes.
Contab – Como deve ser a integração entre os setores de contabilidade e recursos humanos no controle da folha?
Luiz – Essa integração exige sistemas centralizados e integrados, fluxo de comunicação eficiente, padronização documental e definição de KPIs conjuntos para reduzir erros e sobras financeiras.
Contab – A automatização da folha (eSocial, sistemas de ponto, softwares de folha) reduz erros?
Luiz – Sim, reduz erros, mas requer parametrização correta, auditorias rotineiras, dados confiáveis e treinamento da equipe. A tecnologia é uma aliada, mas não substitui o acompanhamento preventivo.
Contab – A categorização incorreta de colaboradores (CLT, PJ, estagiário) ainda é um problema frequente?
Luiz – Ainda é frequente, principalmente em pequenas e médias empresas. Isso pode gerar multas altas, danos à reputação e inadimplemento de benefícios legais, resultando em significativo impacto financeiro e jurídico.
Contab – Como o contador pode ajudar no planejamento financeiro anual da folha, especialmente em relação ao 13º, férias e encargos?
Luiz – O contador contribui ao identificar períodos de maior impacto, criar provisões mensais para encargos, sugerir alternativas de benefícios e ajustar planos financeiros conforme mudanças legais e reajustes salariais.
Contab – Quais consequências legais uma empresa pode enfrentar ao cometer erros recorrentes na folha?
Luiz – As consequências incluem autuações fiscais, ações trabalhistas, bloqueio de certidões negativas, inadimplência de encargos e danos à reputação, afetando a relação com fornecedores e clientes.
Contab – Na sua visão, como o contador pode se posicionar de forma mais estratégica nesse contexto?
Luiz – O contador pode atuar como consultor, investir em tecnologia e dados, prever problemas e apresentar análises financeiras que mostrem o impacto do controle da folha na saúde econômica da empresa.
Contab – O senhor acredita que pequenas e médias empresas ainda subestimam a complexidade da folha de pagamento?
Luiz – Sim. Muitas subestimam por acreditarem que o processo é simples, pela falta de profissionais capacitados, pela subvalorização dos impactos fiscais e pela ausência de investimentos em tecnologia, o que aumenta passivos e compromete a sustentabilidade do negócio.
Contab – Como a educação continuada pode fortalecer o papel do contador no combate a irregularidades trabalhistas?
Luiz – A educação continuada mantém o profissional atualizado sobre mudanças legislativas, amplia a adoção de novas práticas tecnológicas e de auditoria, melhora a interpretação de normas e fortalece a reputação e a confiabilidade do contador.