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Pedro Carrizo, especial para o JC
Um novo capítulo nas integrações do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) se inicia: a partir de 21 de setembro, começa a transição do envio de informações da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) para a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações (EFD-Reinf), respeitando o prazo estabelecido pela Receita Federal do Brasil.
Essa mudança será mais um passo rumo ao fim da DIRF e da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), que serão substituídos pela série de eventos R-4000 no sistema integrado de transmissões do governo.
Antes de tudo, é importante explicar que a EFD-Reinf é um dos módulos do Sped a ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Ela abrange todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho e as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.
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Como ocorre em cada nova atualização, há diversas dúvidas que pairam sobre o tema, tanto por parte dos profissionais contábeis quanto dos declarantes. Isso porque a mudança vai impactar diretamente nas empresas que ainda não entraram no processo de digitalização das obrigações acessórias. Por exemplo, os negócios que deixaram de informar a primeira bateria de eventos da EFD-Reinf, conhecida como série R-1000, não vão conseguir adotar a nova fase de integração.
"Este novo módulo da EFD-Reinf é relativamente simples, pois só envolve informações de pagamento e respectivas retenções. No entanto, as empresas devem adaptar seus fluxos internos e sistemas para gerar as informações e transmiti-las para a EFD-Reinf", diz Samuel Kruger, auditor-fiscal da RFB e chefe da Divisão de Captação de Dados. Aproximadamente 3,8 milhões de contribuintes devem ser impactados, segundo Kruger.
A nova atualização terá o leiaute 2.1.2 na EFD-Reinf e totalizará 23 eventos; o leiaute 1.5.1, vigente até agosto de 2023, possui 15 eventos. A série R-4000 refere-se aos eventos 4010 a 4080, que concentra a apuração do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre serviços tomados, contribuições sociais retidas na fonte (PIS, Cofins e CSLL) sobre pagamentos efetuados e algumas outras situações específicas, como o IRRF sobre aluguéis pagos à pessoa física. Os contribuintes podem realizar a entrega mensal dessas obrigações a partir de 1º setembro via EFD-Reinf.
Paralelamente, a apresentação da DIRF fica dispensada em relação aos fatos ocorridos no próximo ano, que seriam declarados em 2025. Mas é importante se atentar para o fato de que o Programa Gerador da DIRF 2024 (PGD DIRF 2024) deve ser utilizado para apresentação das declarações relativas ao ano-calendário de 2023. Em situações especiais que ocorrem ainda em 2023, como baixa, incorporação, fusão e cisão, será utilizado o PGD DIRF 2023.
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"A DIRF será substituída pela EFD-Reinf. Porém, apenas para os fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2024. Na prática, deveremos enviar DIRF em 2024 referente aos fatos que estão acontecendo em 2023 e, a partir do ano que vem, a EFD-Reinf será a responsável por isso", frisa o contador Gustavo Caletti, conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade (CRCRS).
Confira nesta edição do Contab as principais dúvidas que giram em torno da nova integração: quem são os enquadrados? O que muda no processo de transmissão? Como os contribuintes devem se preparar e quais são as penalidades ao não cumprir o prazo de entrega?
Quem precisa declarar os tributos retidos na fontes via EFD-Reinf
Calleti destaca importância de alinhamento nas informações
/Tânia Meinerz/JC
Uma das primeiras dúvidas que surgem em cada nova integração da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações (EFD-Reinf), como a prevista para ocorrer em 21 de setembro, que inclui os tributos federais retidos na fonte em substituição à DIRF, é sobre quem estará obrigado a realizá-la.
Neste caso, os contribuintes que já estão obrigados a transmitir a DIRF vão precisar se adaptar ao novo modelo de transmissão. São eles: a fonte pagadora, pessoa física ou jurídica, que houver pago a pessoa física rendimentos com retenção do IRRF durante o ano-calendário, ainda que em um único mês, o que vale para todos regimes empresariais. Também a instituição financeira que houver pago a pessoa física rendimentos em cumprimento de decisões da Justiça Federal ou do Trabalho.
No entanto, quem ainda não realizou a primeira série de eventos da EFD-Reinf, conhecida como R-1000, não vai conseguir transmitir as declarações tributárias retidas na fonte, pois ela é um pré-requisito para a série R-4000. Na R-1000 são fornecidas informações de identificação e de enquadramentos para fins tributários necessários para o preenchimento e validação dos demais eventos da EFD-Reinf.
Já as informações da série R-2000 e R-4000 são independentes. Ou seja, neste caso, os fechamentos são separados. Na série R-4000, diferentemente da R-2000, os valores das retenções não são calculados pela EFD-Reinf. Portanto, é o contribuinte que deverá apurar os valores dos eventos que passam a valer em setembro.
O novo módulo finaliza, no âmbito da Receita Federal, o processo de simplificação envolvendo o eSocial e a EFD-Reinf. "Explicar esse contexto é necessário, pois parte das informações da DIRF está sendo substituída pelo eSocial e outra parte pela EFD-Reinf. No eSocial temos as informações relativas aos rendimentos do trabalho e na EFD-Reinf, os demais rendimentos, como, por exemplo, os provenientes de capital", diz Samuel Kruger, auditor-fiscal da Receita Federal do Brasil
Para Kruger, os profissionais contábeis e chefes de departamentos financeiros podem se preparar para essa mudança no sentido de automatizar a prestação de suas informações. Isso vale para os que possuem sistemas de TI próprios ou de terceiros com as informações que precisam ser prestadas à Receita Federal.
"O que precisa ser feito é integrar seus sistemas aos sistemas da Receita Federal para que as informações sejam prestadas de forma automatizada com pouca intervenção humana. A EFD-Reinf e o eSocial foram construídos com esse objetivo, visando sensível simplificação no cumprimento das obrigações acessórias", explica Kruger, que chefia a Divisão de Captação de Dados.
Já o contador Gustavo Caletti, conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade (CRCRS), ressalta que a organização interna e alinhamento com todos fornecedores e prestadores de serviço ditará uma transição sem ruídos.
Segundo Caletti, no caso dos profissionais contábeis, é fundamental estudar com profundidade o assunto para entender todos os impactos que essa alteração está trazendo na forma de execução do trabalho, bem como de que forma enviar isso ao governo.
"Além disso, manter comunicação ativa com os clientes para orientar e deixar tudo preparado para que o fluxo de informação tenha fluidez é o desafio mais comum nessas novidades. Quanto mais preparadas e próximas estiverem gestão e contabilidade, menos risco correrão", diz Caletti.
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Confira quais são as principais mudanças na EFD-Reinf e as penalidades para aqueles que não cumprirem prazos e regras
Um ponto de atenção é em relação ao primeiro vencimento, alerta Kruger
DIVULGAÇÃO/RECEITA FEDERAL/JC
As informações prestadas no novo módulo serão utilizadas em dois processos da Receita Federal: um é a integração com a DCTFWeb, que vai gerar uma declaração pré-preenchida com os valores a serem recolhidos; o outro é processo de malha fiscal, que hoje é alimentada pela DIRF, e passará a ser alimentada pelo novo módulo da EFD-Reinf em conjunto com o eSocial.
"Um ponto de atenção é em relação ao primeiro vencimento. Como regra, o vencimento é no dia 15 do mês seguinte, antecipando-se em caso de feriado bancário. Como dia 15 de outubro será um domingo, o primeiro vencimento será no dia 13 de outubro 2023", diz o auditor-fiscal da Receita Samuel Kruger.
Sobre mudanças esperadas na plataforma, o contribuinte declarante terá duas formas para enviar suas informações à EFD-Reinf. Por meio de integração direta entre seus sistemas de TI e os webservices da EFD-Reinf. Essa forma permite grande automação no processo de envio, com total aproveitamento das informações constantes de seus próprios sistemas, sem necessidade de redigitação de nenhuma informação. O próprio sistema de TI do contribuinte gera os arquivos, faz a transmissão e controla os recibos de entrega à Receita Federal, sem necessidade de intervenção humana. Para isso, o sistema de TI do contribuinte deve estar adaptado de acordo com a documentação técnica disponível na página da EFD-Reinf no portal do SPED, no endereço http://sped.rfb.gov.br/projeto/show/1196.
A outra forma é a inserção manual utilizando-se do portal da EFD-Reinf que está inserido dentro do e-CAC. "Essa forma é indicada para contribuintes que tenham poucas informações a serem prestadas ou como solução de contingência, caso seus sistemas estejam inoperantes", diz Kruger.
Existem penalidades tanto por atraso na entrega quanto por erro de informações enviadas. O alerta é do contador Gustavo Caletti, conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade (CRCRS). Elas são as seguintes:
I - de 2% ao mês calendário ou fração, incidentes sobre o montante dos tributos informados na EFD-Reinf, ainda que integralmente pagas, no caso de falta de entrega da declaração ou de entrega após o prazo, limitada a 20% (o termo inicial será o dia seguinte ao término do prazo fixado para a entrega da declaração e o termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do Auto de Infração ou da Notificação de Lançamento);
II - de R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.
A multa mínima a ser aplicada será de R$ 200,00 (para omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores) e R$ 500,00 (para não apresentação de declaração no prazo fixado ou com incorreções ou omissões).
As multas serão reduzidas em 50% quando a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício e, em 25%, se houver a apresentação da declaração após o prazo, mas até o prazo estabelecido na intimação.