LGPD exige adequação de contadores e escritórios

Caren Mello, especial para o JC

O direito à privacidade é preceito constitucional no Brasil e discutido em muitos países. Já a proteção de dados é um conceito relativamente novo, que passou a ter mais atenção em função do avanço da tecnologia. Com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em 2018, o cidadão brasileiro passou a contar com a garantia em caso de eventuais danos em função de vazamento ou uso inadequado das informações. Por outro lado, aumentaram as exigências por parte das empresas, dos mais variados setores para adaptação.

Manter informações pessoais em sigilo passou a ser obrigação de todas as organizações, sejam elas de que tamanho forem, e, ainda mais, por escritórios de Contabilidade, que manipulam diariamente dados pessoais de clientes. A LGPD passa a ter fundamental importância para a ideal gestão da utilização dos dados pessoais e a repressão do uso indiscriminado, segundo o vice-presidente de Tecnologia e Inovação do CRCRS, Ricardo Kerkhoff.

Especialista em sistemas de informação e técnico em Contabilidade, Kerkhoff acredita que o impacto nos escritórios é objetivo, uma vez que vem com a necessidade eminente de adequação de contratos e rotinas. "Na movimentação, tratamos de dados pessoais diversos, muitos deles sensíveis e que, se estiverem fora do escopo de utilização legal, necessitam de termos de uso específicos", alerta.

A responsabilidade dos contadores é grande quando se trata de segurança, uma vez que são eles que têm acesso a dados sensíveis. Além disso, a lei é bastante abrangente, indicando pessoas físicas ou jurídicas de direito público ou privado. Isso significa que seu escopo se aplica a todo e qualquer tratamento em solo brasileiro. Mesmo um estrangeiro dentro do Brasil está protegido pelo texto.

Para a estar atento a tantos detalhes - discriminados em 65 artigos, os escritórios devem implementar mecanismos de controle. Ao mesmo tempo, precisa do consentimento do cliente para registrar, armazenar e tratar as informações. A cada escritório caberá reter os dados pessoais com a respectiva identificação de origem, como estarão armazenados e com quem serão compartilhados. Isto é, é dever do contador confirmar a legalidade a retenção.

Em relação às medidas de segurança, o vice-presidente lembra que profissionais da Contabilidade estão enquadrados na obrigação de agentes de tratamento de dados, tanto como Controlador, quanto como Operador. Se estiverem com seus contratos de prestação de serviços bem adequados com os termos da LGPD, segundo ele, a exposição é mínima.

A facilidade de adequação à lei, na avaliação do dirigente, tem muita relação com a natureza funcional de contadores. "Somos, por natureza, adeptos à conformidade legal. Portanto temos menos resistência que as demais atividades de mercado para esta adequação", diz Kerkhoff, ao recomendar a revisão de rotinas para trazer agilidade por meio de um diagnóstico propositivo de adequação. "Trazendo uma espécie de bússola que irá nortear a adequação a LGPD", acrescenta.

Nem todas as informações que circulam pelos escritórios de Contabilidade estão sujeitos à LGPD. Porém, a responsabilidade aumenta conforme a categoria das informações. Os dados pessoais podem ser básicos, como nome, endereço, CPF, ou sensíveis. Estes são indicados pela Lei com uma proteção maior, pois dizem respeito à informações sobre origem racial, religião, opinião política, filiação a sindicato, preceito filosófico ou político, referentes à saúde ou à vida sexual, entre outros.

Como primeiro passo, é importante fazer um mapeamento interno, definir os agentes responsáveis pela adequação à legislação. É preciso, ainda, o investimento em um sistema seguro para o armazenamento. Outra questão importante é o treinamento de toda a equipe, de forma que todo escritório ou departamento tenha conhecimento da importância de cuidado com a LGPD.