Fabricantes e varejistas de todo o País devem se preparar para uma importante mudança tributária que começa a valer em 1º de outubro. Trata-se da entrada em vigor da versão 1.40 da Nota Técnica 2021.003, publicada pelas Secretarias Estaduais da Fazenda (Sefaz) em conjunto com o Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat). A atualização reforça a obrigatoriedade da validação do GTIN (Número Global de Item Comercial) nas notas fiscais eletrônicas (NF-e), um processo que impactará diretamente a emissão de documentos fiscais e o funcionamento da cadeia de abastecimento.
De acordo com as orientações da Sefaz e do Encat, as empresas precisam manter atualizados os registros de seus produtos no Cadastro Nacional de Produtos da Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil. Esse sistema opera de forma integrada ao Cadastro Centralizado de GTIN (CCG), base oficial utilizada pelo fisco para validar as informações. A exigência é particularmente relevante para os produtos classificados no Grupo IV de Mercadorias, que abrange itens essenciais da cesta básica nacional, como carnes, leite, farinhas e cereais, além de produtos que contam com benefícios fiscais, entre eles a alíquota zero de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
O cronograma de implantação da medida teve início em 1º de julho de 2025, quando começaram os testes em ambiente de homologação. Agora, com a entrada em produção marcada para 1º de outubro, todas as empresas que emitem NF-e modelo 55 deverão passar pela validação. Na prática, isso significa que, no momento da emissão, o sistema das Sefaz irá verificar se o GTIN informado corresponde a um cadastro ativo e sincronizado no CCG. Caso seja identificada qualquer inconsistência, o documento fiscal poderá ser rejeitado, trazendo sérios impactos para a rotina empresarial. Além de comprometer o faturamento, a rejeição pode interromper o fluxo de abastecimento e gerar perdas no varejo, que depende da regularidade do processo para manter estoques e vendas.
O GTIN, também conhecido pela sigla EAN, é o número que aparece nos tradicionais códigos de barras impressos em embalagens. Sua função é identificar de forma única cada item comercial em qualquer parte do mundo. Trata-se de um padrão global administrado pela GS1, organização presente em mais de 150 países e responsável pela atribuição e gestão dos códigos. A utilização desse identificador garante benefícios como maior rastreabilidade de produtos, eficiência logística, controle fiscal mais rigoroso e maior segurança para toda a cadeia de suprimentos.
Segundo o presidente da GS1 Brasil, João Carlos de Oliveira, a atualização cadastral é fundamental para que a comunicação entre empresas e sistemas da Sefaz ocorra sem falhas. “Manter os dados do GTIN atualizados no Cadastro Nacional de Produtos é essencial para que a comunicação com o CCG das Sefaz seja bem-sucedida”, afirma. Ele lembra ainda que a plataforma brasileira já reúne mais de 15% de todos os itens registrados mundialmente pelas demais organizações GS1, consolidando-se como uma das bases de dados mais completas e confiáveis à disposição do mercado.
Cadastro de produtos deve ser mantido em dia
A obrigatoriedade da validação do GTIN integra as etapas de implementação da reforma tributária, que busca modernizar o sistema fiscal brasileiro e aumentar a transparência das operações.
Ao garantir que os códigos de produtos estejam devidamente registrados e validados, o governo pretende reduzir inconsistências, ampliar o controle tributário e assegurar maior confiança para consumidores e empresas.
Para os empresários, o recado é claro: antecipar a revisão cadastral é a melhor forma de evitar contratempos e assegurar que a transição para o novo modelo ocorra sem prejuízos.
A Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil reforça a orientação para que fabricantes e varejistas revisem seus cadastros de forma imediata.
As empresas associadas à GS1 têm acesso gratuito ao sistema, o que facilita a atualização e a verificação das informações. Ainda assim, é necessário garantir que os produtos estejam cadastrados corretamente e com o status "sincronizado", condição obrigatória para evitar a rejeição de documentos fiscais.
O alerta se estende, principalmente, aos negócios que comercializam itens do Grupo IV de Mercadorias, cuja lista de NCMs está disponível nos anexos da Nota Técnica.
Com a proximidade do prazo, a GS1 recomenda que as empresas não deixem a atualização para a última hora. Ajustes feitos às pressas podem gerar erros e causar interrupções em processos críticos, como emissão de notas, distribuição de mercadorias e atendimento ao consumidor. Além do risco de perdas financeiras, há também o impacto na competitividade, já que a conformidade com o novo sistema será exigida de todas as companhias a partir de 2025.