Pandemia acelera digitalização de negócios

O setor digital já buscava protagonismo na economia desde antes da pandemia do novo coronavírus. Com o agravamento da questão sanitária, as empresas tradicionais tiveram de implementar muito rapidamente ou antecipar os processos e tecnologias que ainda estavam sendo elaborados.

Em meados de março, quando houve o agravamento dos casos confirmados de Covid-19 no Brasil, os escritórios de contabilidade começaram a fechar suas portas, mas não deixaram de atender os clientes. Os serviços contábeis que já vinham rompendo com a dependência do papel e do contato olho no olho tiraram de letra a mudança e podem servir de inspiração para outros negócios. Com expertise no atendimento virtual, alertam que não é simples construir sistemas capazes de dar conta de um serviço 100% digital, mas que também não é impossível.

Para começar, é indicado ter sistemas capazes de garantir a segurança das informações compartilhadas, como senhas criptografadas, digitalização de documentos e arquivamento em nuvem. Também é importante garantir que as ferramentas usadas sejam acessíveis. Por exemplo: não adianta de um dia para o outro exigir que o cliente esteja pronto para digitalizar e compartilhar documentos da sua empresa sem que seja criada uma familiaridade com essas novas tecnologias.

Esse passo pode ser dado de forma simples. "Quando começamos a digitalizar a empresa, utilizamos uma ferramenta gratuita de conversa por vídeo e criamos grupos de projetos com os parceiros para desenhar as melhores maneiras de trabalhar", conta o diretor comercial do Grupo Studio, Kazan Sidharta Nassif Costa. Assim, foi possível pensar tanto o sistema de captura dos documentos quanto no melhor formato de entrega dos trabalhos aos clientes, dentre outros pontos.

Mesmo para as maiores empresas de contabilidade digital do Brasil, o momento trouxe a necessidade de oferecer novos produtos. A Contabilizei, por exemplo, passou a disponibilizar de forma gratuita aos clientes informações e análises das novas medidas editadas pelo governo, detalhamento das linhas de crédito e quais as saídas possíveis para cada caso de acordo com o seu setor. "Para as empresas que ainda não fazem parte do nosso portfólio, também oportunizamos acesso a informações sobre o impacto do novo coronavírus nas organizações através de uma aba específica sobre o assunto no site", destaca Guilherme Soares, VP de Growth da Contabilizei.

Em comum entre os dois negócios, está a capacidade em enxergar oportunidades em momentos de ruptura. Costa comenta que a migração da contabilidade mais cumpridora de obrigações para a chamada contabilidade gerencial já desenha há algum tempo um novo horizonte. Hoje, robôs são os responsáveis por aquilo que até então ocupava a maior parte do tempo de trabalho em um escritório: recebendo documentos, processar e arquivar.

"Isso nos trouxe mais protagonismo ainda, porque liberou o profissional para desenvolver outras aptidões", destaca o diretor comercial do Grupo Studio. Antes, destaca o executivo, as evoluções aconteciam por oportunidade e conveniência, "agora vivemos uma ruptura por necessidade e todos estão desafiados a acompanhar, ou então irão se defasar".

Fundada em 2013 por Vitor Torres e Fabio Bacarin, a Contabilizei, que oferece todos os serviços de um escritório de contabilidade, tem como diferencial ser on-line desde o seu nascimento. Focada em micro e pequenas empresas, a empresa aposta em sistemas ágeis e intuitivos e algo que pode ser bastante paradoxal: a proximidade com o cliente desde a abertura da empresa.

"Na chegada, um contador conversa com o empreendedor por telefone ou como ele preferir, e o ajuda a pensar sobre o modelo de negócio, o melhor regime tributário e tudo mais que quiser saber", diz o VP de Growth da Contabilizei, Guilherme Soares.

Para garantir agilidade e transparência, a empresa exibe, em seu site, informações inclusive sobre o custo de cada plano que oferece. Por atuar em grande escala, Soares diz que é possível prestar serviços com custos mais baixos. Além disso, o executivo destaca que oferecer consultoria para abertura de empresas atrai empreendedores em busca das facilidades do on-line mas que não querem abrir mão de um canal de comunicação com o profissional que o atende.

O Grupo Studio é uma empresa gaúcha da área contábil e fiscal que se expandiu para o mercado nacional pelo modelo de franquia. Os franqueados, espalhados em outras cidades, passam a integrar uma rede e prestam serviço de acordo com as característica da marca. Com o crescimento, veio a necessidade de desenvolver metodologias digitais. "s soluções foram sendo construídas junto com os franqueados e com os clientes, comenta o diretor comercial do Grupo Studio, Kazan Sidharta Nassif Costa.

Essa, inclusive, é a dica que ele dá a quem está começando a buscar soluções para continuar atuando durante a quarentena. "Não chegue com perguntas prontas ou saídas ideais para o negócio. Deixe que ele faça as perguntas, conte os desafios que está tendo de enfrentar e como gostaria de agir perante a crise", salienta. A partir disso é que o contador deve definir sua estratégia de atuação e comunicação.

A empresa em feito transmissões ao vivo sobre diferentes assuntos e usa as redes sociais para interagir com os clientes e captar novos. "Aliás, essa é outra ideia interessante. Às vezes uma firma de contabilidade menor acha que não vale a pena investir em comunicação, mas ela tem ainda mais capacidade de chegar às empresas do seu entorno, da sua cidade no interior", adverte.

O primeiro passo, diz Costa, é saber a que público deseja chegar e fazer conteúdo específico para aquele segmento. "Um exemplo: se você está em uma região com vocação para a produção de vinho pense em como chegar e construir soluções para esse cluster", indica.

A pesquisa Covid-19 - Gerenciamento de Crises e o Papel dos Administradores nas Organizações revela que, para 22% dos respondentes, a crise pode gerar inovação e oportunidade de negócios. Entre os efeitos positivos, citam a revisão de estratégias e processos, adoção de governança, mais investimentos em tecnologia e segurança cibernética, e novas rotinas de trabalho.

O gerente de Pesquisa e Conteúdo do IBGC, Luiz Martha, aponta que muitas dessas mudanças devem seguir após a pandemia. "As empresas têm que repensar que mundo vamos ter, pois certamente ele será outro", prevê Martha.

Para Pedro Melo, diretor geral do IBGC, já é possível observar algumas consequências, como o incremento de investimentos em tecnologia e projetos que antes caminhavam a passos lentos. "São transformações ágeis e, ao mesmo tempo, profundas", afirma Melo.

A pesquisa também revela que muitas organizações passaram a se preparar quanto ao gerenciamento de crises com procedimentos que visem a saúde e a segurança das pessoas. Além disso, cresceu o número de empresas com reserva financeira para suportar a interrupção ou paralisação de suas atividades por mais de 10 dias.