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Desde de 2011, o acionista de companhia aberta no Brasil pode participar e votar em assembleias a distância segundo regulação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), com algumas restrições. Em 2020, o novo coronavírus e o estado de emergência global aceleraram a realidade das reuniões virtuais em todas as empresas.
A aprovação da Medida Provisória (MP) nº 931 estendeu para sete meses o prazo para as assembleias e permitiu que a CVM regulamente reuniões 100% virtuais. A CVM realizou audiência pública por meio do seu site para receber sugestões sobre o assunto ao longo de uma semana, até a última segunda-feira, e deve se manifestar em breve sobre como precisam funcionar as reuniões para garantir o máximo de transparência e segurança na interação.
Enquanto isso, as companhias podem começar a examinar qual estrutura tecnológica já têm e no que terão de investir para garantir que a reunião ocorra da melhor maneira possível. O que já se sabe é que os acionistas continuam tendo de conseguir acessar aos documentos necessários para tomada de decisão com antecedência, uma lista de presenças terá de ser feita, a votação poderá ser on-line (ao vivo) ou o acionista pode enviar seu voto antes, e o formato de funcionamento de tudo isso deverá estar especificado no edital de convocação.
O diretor da CVM, Gustavo Gonzalez, admite que há desafios para a regulação neste momento, mas salienta que a minuta apresentada pela CVM abarca considerações sobre os editais de convocação já feitos. Eles devem informar, por exemplo, se a reunião será parcial ou exclusivamente digital, além de aspectos sobre os formatos de votação dos participantes e a localização da assembleia.
Gonzalez lembra que a Lei nº 12.431, de 2011, já trouxe a possibilidade de utilização de novos dispositivos a fim de contemplar a participação e o voto a distância. Ela também autorizou que os livros, as atas das assembleias e de presença pudessem ser substituídos por registros mecanizados ou eletrônicos. "A regulamentação desta reforma legislativa de 2011 veio em 2015 com a Instrução CVM nº 561 e a alteração e inclusão de dispositivos à ICVM 481, de 2009, que tinha aplicação restrita a companhias abertas registradas na categoria A", recorda Gonzalez.
A MP 931 veio para estender o uso de dispositivos tecnológicos a mais companhias. Enquanto a Lei nº 12.431 criou a chamada "assembleia híbrida", que permite a participação presencial e virtual de acordo com a decisão do acionista, a MP 931/2020 cria a assembleia 100% virtual, na qual o acionista não tem a opção de participar presencialmente.
Caberá à CVM, enquanto órgão regulador, elencar os requisitos mínimos para o funcionamento dos sistemas. Segundo a CVM, no entanto, essa regulamentação deverá ser neutra do ponto de vista tecnológico. Isso quer dizer que não cabe à norma especificar as condições de acesso, o modo de funcionamento das ferramentas ou mesmo mitigar possíveis problemas operacionais. O órgão sugere, mesmo assim, que o sistema eletrônico utilizado pela companhia deve assegurar pontos como a possibilidade de manifestação do participante e a visualização de documentos, autenticidade e segurança da comunicação, registros de presença e de votos, e gravação integral da reunião.
Gonzalez lembra, ainda, que há um projeto de lei em tramitação (PL 1174/2020), que dispõe sobre o tema com aspectos mais detalhados. Será importante acompanhar essa medida para, caso ela seja aprovada, avaliar se será preciso ajuste tanto na Instrução da CVM quanto nos editais de convocação das assembleias.
Assembleia pode ser feita até sete meses após encerrar o exercício social
MP 931 busca dar mais segurança nas obrigações junto à Comissão de Valores Mobiliários
rawpixel/freepik/divulgação/jc
A Medida Provisória 931, que altera o formato da realização de Assembleias Gerais Ordinárias (AGOs) para o modelo totalmente virtual, também trouxe outras mudanças nas rotinas societárias frente à pandemia de Covid-19. As assembleias para a tomada de decisões e aprovação de contas dos exercícios de 2019 e 2020, por exemplo, tiveram seus prazos de realização prorrogados em sete meses contados a partir do término de cada exercício social, - período de 12 meses que a empresa deve considerar para elaborar seus demonstrativos.
Normalmente, as companhias fazem uma AGO de seus acionistas até quatro meses após o encerramento do exercício social, que não necessariamente coincide com o ano civil, para que sejam analisadas, entre outros pontos, as demonstrações financeiras da empresa, a destinação dos lucros da companhia e a distribuição de dividendos aos sócios.
Com a MP 931, essas companhias ganharam mais três meses de prazo para realizar todo o seu processo contábil, para apurar o resultado do desempenho operacional da organização e fazer o balanço patrimonial, também submetidos à assembleia.
Aprovada no dia 30 de março, a MP 931 busca ainda dar mais segurança às empresas na hora de cumprirem suas obrigações junto à Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e, consequentemente, ao mercado. Segundo a MP, a extensão do prazo vale para sociedades anônimas (S.A.), companhias limitadas (Ltda.) e cooperativas.
A medida provisória prevê, ainda, a prorrogação dos mandatos dos membros dos conselhos de administração, fiscalização e outros órgãos estatutários dessas empresas.
Além disso, os conselhos de administração poderão declarar dividendos independentemente de alteração dos respectivos estatutos sociais. "No caso de companhias de capital aberto, a CVM disciplinará as possíveis prorrogações dos prazos estabelecidos para o exercício de 2020", orienta a sócia da M. Andrade Sociedade de Advogados, Marcia Andrade.
No caso de companhia aberta ou fechada, o prazo poderá se estender até que ocorra a reunião do conselho de administração, conforme o caso. Em relação aos conselhos de administração ou diretorias das empresas, estender os mandatos automaticamente não chega a ser uma novidade, tendo em vista que a Lei das S.As já previa esse ponto. Essas mudanças se aplicam tanto às sociedades anônimas (abertas e fechadas), como às sociedades limitadas, empresas públicas e sociedades de economia mista.
As medidas chegam em um momento importante, pois darão mais fôlego para as empresas se reorganizarem e cumprirem as recomendações para conter a transmissão do novo coronavírus. Isso inclui a suspensão de atividades de algumas atividades e estruturação de serviços em home office (teletrabalho). "As disposições contratuais e estatutárias que prevejam realização de assembleias em prazos inferiores ficam temporariamente suspensas", explica Marcia.
Companhias não podem se descuidar da governança
A Medida Provisória 931, além de aumentar o prazo das assembleias, tem efeitos diretos sobre aspectos da governança corporativa de todas as empresas. Um dos pontos a serem observados é o risco cibernético e de acesso virtual às assembleias gerais extraordinárias e ordinárias, destaca o sócio-líder de Risk Consulting da KPMG no Brasil e América do Sul, Sidney Ito.
Embora o risco já existisse em função da participação virtual em assembleias, ele pode se agravar com a reunião totalmente on-line. "Será importante adotar medidas de proteção tanto para evitar a paralisação da assembleia em caso de problema tecnológico, quanto para checar a identidade dos participantes", salienta Ito.
Além disso, é preciso atenção redobrada para a elaboração do Formulário de Referência e do Informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa - CBGC (instituído pela ICVM 586). "Há itens, como os fatores de risco, que mudaram muito em relação ao cenário de 2019", alerta. O especialista cita como exemplo uma empresa de turismo que enfrenta processo movido por seus acionistas porque o valor de mercado caiu e o novo coronavírus não havia sido apontado como um fator de risco para a redução tão significativa no desempenho.
Também é preciso cuidado com os comentários da administração, que agora devem apresentar projeções e estratégias para suportar a crise e garantir a continuidade da empresa, medidas relacionadas às questões ambientais e, agora, principalmente às sociais, e a outras atualizações derivadas do Covid-19.
Rogério Garcia, sócio de auditoria da KPMG no Brasil, complementa que, do ponto de vista da auditoria independente, o novo cenário em nada mudou a responsabilidade dos profissionais. No entanto, a rotina imposta pelo isolamento social traz desafios como restrições de mobilidade e de acesso a documentos, a complexidade de fazer uma auditoria em grupo com os meios de comunicação que estão à disposição agora e a realização de inventários sem se deslocar até o cliente.
Para Garcia, levando em conta essas dificuldades e a expectativa depositada pelos reguladores e acionistas sobre o auditor, a prorrogação no prazo não é tão grande assim. "É preciso alinhamento entre o que os auditores projetam e o que a companhia será capaz de elaborar, de preparar. Em uma situação como a que vivemos, é preciso questionar ao comitê de auditoria o que ele espera dos auditores", sustenta Garcia.
Dicas para se manter dentro das diretrizes
- Alinhamento das ações com o Comitê de Crise/Plano de Crise
- Revisão da Matriz de Riscos
- Monitoramento constante das mudanças regulatórias
- Monitoramento e consistência das divulgações ao mercado
- Processo de revisão do conteúdo e consistência do Formulário de Referência e do Informe CBGC (ICVM 586)
Fonte: Sidney Ito/KPMG Brasil
CVM estende prazo para entrega de ITR e demonstrações financeiras
No final de março, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) publicou a Deliberação CVM 849 em consonância com a MP 931. Com sua entrada em vigor, passou a ser permitido que as assembleias dos fundos de investimento regulados pela CVM fossem realizadas de maneira virtual.
Também foi estendido o período para apresentar as informações periódicas das companhias abertas. É o caso do aumento do prazo de entrega do primeiro formulário de ITR das companhias com exercício findo em 31 de dezembro de 2019 em 45 dias, e de dois meses para apresentação das demonstrações financeiras, por exemplo.
Conforme a CVM, cabe aos emissores, ou seja, às companhias, avaliarem de que maneira irão informar aos acionistas e ao mercado em geral sobre as decisões tomadas em virtude da medida provisória 931 e da sua interpretação pela CVM que resultou na Deliberação 849. Para isso, eles devem levar em conta suas próprias políticas de divulgações de informações e os mecanismos de divulgação já existentes e estipulados pelo regulador, como comunicados ao mercado e avisos de fato relevante, dentre outros..
A nova norma permite, ainda, que as demonstrações financeiras que não possuam relatório de auditoria com opinião modificada sejam consideradas aprovadas, caso a assembleia convocada para a aprovação de contas não seja instalada em virtude do não comparecimento de investidores.
Outra importante alteração é que o prazo de 30 dias para registro de atos societários sujeitos a arquivamento e que tenham ocorrido a partir de 16 de fevereiro de 2020 serão contados somente com o restabelecimento da prestação de serviços das juntas comerciais.
O que diz a Deliberação CVM 849 para companhias abertas
- Primeiro formulário de ITR das companhias com exercício findo em 31 de dezembro de 2019: 45 dias
- Demonstrações financeiras: 2 meses
- Formulário DFP: 2 meses
- Relatório do agente fiduciário: 2 meses
- Formulário cadastral: 2 meses
- Formulário de referência: 2 meses
- Informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa: 2 meses
Fonte: CVM