Controle e governança são fundamentais em tempos de crise

Ela ajudou a levar o jeito gaúcho de fazer churrasco para além das fronteiras. Hoje com 40 restaurantes nos Estados Unidos, oito unidades no Brasil, duas no México e duas no Oriente Médio, a rede de churrascarias Fogo de Chão deu um importante passo para conferir ainda mais transparência e credibilidade aos seus negócios.

Em parceria com a eResult, especialista em soluções fiscais e de gestão, a empresa implementou a tecnologia Blackline para automatizar e documentar cada etapa de seus processos contábeis. O resultado: maior controle para espelhar seus números, informações em tempo real e governança corporativa na prática.

Parte de um grupo formado por 10 empresas, o departamento contábil e financeiro tinha como desafio lidar com um enorme volume de dados. É o que conta Viviane Camargo, gerente de contabilidade da Fogo de Chão. Viviane revela também a necessidade de a empresa atender à Sarbanes Oxley (SOX) - conjunto de leis que surgiu em 2002 como resposta a uma série de fraudes e escândalos contábeis que se tornaram públicos -, já que a empresa era listada na Nasdaq (bolsa de Nova Iorque).

A lei visa aprimorar a governança corporativa e a prestação de contas (informações sobre receitas, despesas, balanço patrimonial e total de ativos e passivos). Em outras palavras, seu objetivo é o de identificar, combater e prevenir fraudes que impactam no desempenho financeiro das organizações, garantindo o compliance.

Todas as empresas, sejam elas norte-americanas ou não, com ações na SEC (Securities and Exchange Comission, o que equivale à nossa Comissão de Valores Mobiliários - CVM) devem seguir as definições da SOx. A Lei Sarbanes-Oxley não é um conjunto de práticas de negócios e não especifica como uma empresa deve armazenar registros. Em vez disso, define quais registros devem ser armazenados e por quanto tempo.

"Parte do processo não era documentado, alguns procedimentos não possuíam evidência e a SOX exigia isto. Pensamos: como vamos fazer? Imprimir e assinar nem foi cogitado. Foi então que nossa consultoria nos indicou como solução a ferramenta Blackline e, ao pesquisarmos quem poderia nos ajudar na implementação, encontramos a empresa eResult", comenta Viviane.

Com o objetivo de aprimorar todo o processo de conciliação contábil, a empresa adotou os módulos de análise de variação e outro de gerenciamento de tarefas. A implementação levou seis semanas, a tempo da auditoria. Viviane lembra que, depois de um esforço inicial maior e de uma mudança de cultura interna, o processo passou a ser automático.

Adquirida em fevereiro deste ano pelo Fundo Americano Rhône Capital por US$ 560 milhões, a rede de churrascarias teve seu capital fechado. Isso significa que suas ações não serão mais negociadas na Nasdaq e, portanto, a empresa não precisaria mais seguir as exigências do mercado de capitais. Mas o que antes era uma obrigação, se tornou valor percebido, conforme Viviane.

A empresa responsável pela automatização e documentação dos processos contábeis da empresa é a eResult. Especialista em soluções de gestão empresarial e de automação de processos contábeis, a organização é parte da TechTrends, desenvolvedora de negócios no mercado de tecnologia, e conta com ferramentas capazes de aumentar a eficiência e visibilidade dentro e entre os processos e reduzir os riscos de falhas nos controles internos, promovendo transparência na gestão e confiança durante todo o ciclo de contabilidade.

Viviane Camargo - Não tivemos nenhuma em relação à parte fiscal ou contábil da empresa. No entanto, notamos significativas melhorias com um software com excelente processo de documentação e controle de arquivos.

Viviane - O Fogo de Chão sempre prezou pela prática correta e transparente de seus controles administrativos, assim como para a entrega de melhores resultados seja para clientes, funcionários, sócios, parceiros e outros públicos. Aprimoramos, evoluímos e zelamos sempre pela primazia de toda a cadeia institucional. Mesmo não havendo mais essa necessidade por lei, a empresa vai continuar com a ferramenta e os processos, porque entendemos sua real importância no tocante ao controle e à governança.

Viviane - Agora toda a documentação é arquivada em um único lugar, nada fica solto. Temos a evidência de quem preparou e quem revisou, temos todo o histórico e conseguimos acompanhar, por exemplo, pendências antigas que deveriam ser regularizadas e não foram. Isso é controle. Outro benefício é o fato de ter as informações em tempo real e onde quer que esteja, já que a solução é baseada na nuvem. Nossa matriz nos Estados Unidos consegue acessar e visualizar os dados em qualquer momento.

Viviane - Observamos que, em função do grande número de dados, prazos apertados e metas previstas, hoje é imprescindível ter um equipamento tecnológico que possa atender a todas as demandas internas da empresa pois, a era da tecnologia nos exige sistemas inteligentes e capazes de otimizar dados e a entrega de informações e produtos de qualidade, prezando sempre pela confiança, assertividade e excelência.

Viviane - Em 2011, criamos uma grande estrutura administrativa e financeira nos Estados Unidos, no qual em cada país em que estamos presentes, fundamos uma filial com equipes para dar suporte à matriz. Contudo, daquela época até hoje, todas as equipes em cada país mantêm sinergia para consolidar as informações e processos. Em cada país, temos um time. Por exemplo, no México, contamos com um pessoal que atende a legislação especifica daquela nação e a comunicação é feita diretamente por meio de reuniões e relatórios periódicos para análise.

Viviane - Os próximos passos são determinar prioridades, focar mais nas questões de risco. Algumas contas não precisamos realizar a conciliação mensal, podemos executar trimestralmente. A ideia é otimizar um processo com grande volume de documentação de forma a ter mais tempo para análises e cobrar ações de pendências antigas.