O que os robôs podem fazer na operação fiscal?

A RPA, sigla em inglês para Robotic Process Automation, tem gerado impactos significativos, principalmente no nível de competitividade das organizações. A automação de processos por softwares de robótica, cabível às operações fiscais, contribui diretamente para a redução dos custos operacionais e ainda permite aumento de eficiência nas atividades, gerando valor e satisfação para clientes e empregados. Outra função importante da aplicação de RPA nas ações que envolvam atividades repetitivas e com grande quantidade de dados e decisões baseadas em regras predefinidas é garantir o compliance dos processos e a redução de riscos.

Na prática, os robôs podem ser configurados para simular as mesmas ações executadas por seres humanos, tais como abrir arquivos, coletar dados, digitar informações, enviar e-mail, fazer

downloads, acessar websites e extrair relatórios. Uma grande vantagem da RPA é ser uma tecnologia que atua na camada de apresentação das soluções, além de não requerer integrações complexas entre sistemas e poder ser adotada em poucos dias ou semanas com baixo custo de implementação e alto retorno sobre o investimento.

O uso de robôs na operação fiscal também permite que a empresa tenha visibilidade e rastreabilidade dos acessos e modificações realizadas pelos usuários digitais construídos nas tecnologias de RPA de maneira integral, revelando todo o caminho percorrido e as atividades executadas em um determinado processo. Na maioria das vezes, o uso da robotização em atividades repetitivas e manuais remete diretamente à redução da força de trabalho humana. Porém, existem outros objetivos pelos quais as empresas buscam aplicar RPA em seus processos manuais. Em uma operação fiscal, a quantidade de atividades manuais tende a ser grande, principalmente em períodos de fechamento. O benefício imediato é a diminuição da carga horária de trabalho, com sensível redução de horas extras. Além disso, há o benefício intangível de redução do custo envolvido em retrabalho, visto que os robôs não incorrem em erros de digitação e podem atuar de forma contínua.

É possível, assim, reduzir o tempo da força de trabalho humana em atividades operacionais que exijam menos qualificação para o exercício de atividades de maior valor agregado, proporcionando um novo conceito de carreira. Estes profissionais, ao transferirem tais execuções para os robôs, podem aplicar seu conhecimento e potencial em outras atividades, como garantir a qualidade das informações prestadas ao fisco, controlar créditos acumulados, propor melhorias em processos, etc.

Muitas empresas que possuem Centro de Serviços Compartilhados também entendem que há muita vantagem na aplicação de RPA, pois podem aumentar a capacidade de atendimento, assumindo continuamente novos serviços com o mesmo contingente humano.

As ferramentas de automação estão ficando mais inteligentes, sendo capazes de lidar com muitas sutilezas que antes exigiam o julgamento humano. Porém, para obter benefícios da aplicação de RPA de forma satisfatória, os processos manuais escolhidos para serem automatizados devem ser estáveis, maduros, com regras bem definidas e muito bem mapeados, inclusive de forma padronizada, para que o resultado da automação seja consistente. Para isso, o primeiro passo é garantir que envolvidos nas iniciativas de RPA entendam claramente o alcance da tecnologia e possibilidades de aplicação em seus processos, superando, inclusive, eventuais resistências em compartilhar informações relativas aos processos manuais.

Por fim, a aplicação de RPA na automação de atividades manuais tornará os processos mais eficientes, as áreas mais produtivas e as empresas mais preparadas para os próximos desafios como a inteligência artificial de forma a estas se manterem competitivas.