Tecnologia ajuda a planejar rotina de pequenas empresas

Uma das atividades mais complexas para os empreendedores é administração financeira. Para driblar essa dificuldade, o primeiro passo é separar as contas pessoais das finanças da empresa -- abra uma conta bancária jurídica, estabeleça um salário para você e nem pense em misturar o seu dinheiro com o do seu negócio. O segundo é adotar uma solução para administrar o fluxo de caixa e contar com tecnologia para auxiliar nesse processo. Por exemplo, os sistemas Sage NFe e Sage Financeiro são opções acessíveis que irão ajudar o empreendedor nesta atividade. Juntos, realizam respectivamente a emissão de notas fiscais e gestão de fluxo de caixa em uma mesma solução na nuvem, o que permite que a gestão seja realizada onde e quando o empreendedor quiser.

As pilhas de documentos que antes enchiam os escritórios passaram a ocupar espaço na memória dos computadores. Porém, ainda assim, estão fisicamente presos a um dispositivo. O armazenamento em nuvem é uma tecnologia criada para resolver esse desafio e dar mais mobilidade e produtividade ao usuário, ou seja, ideal para a rotina do empreendedor. Com ela é possível guardar dados utilizando um servidor online, que está sempre disponível, em qualquer hora e lugar. Outro ponto importante é a garantia de continuidade dos seus negócios porque os fornecedores desse tipo de solução seguem um protocolo rigoroso de segurança e garantem que nenhum documento seja perdido. E tudo isso com pacotes que cabem no bolso do empreendedor.

Conhecer o estoque e saber a hora certa para comprar mais é essencial para prevenir prejuízos. O final de ano em uma loja, por exemplo, é extremamente corrido e dimensionar a quantidade de mercadorias armazenadas poderá ser o diferencial para lucrar mais nesse período e evitar a perda de mercadorias. É possível encontrar no mercado soluções com preços baixos, que oferecem mecanismos de gerenciamento de estoque integrados aos fluxos de compra e venda do negócio. Por exemplo, quando uma venda é efetuada, o próprio software dá baixa automaticamente no estoque do produto vendido e quando atingido um valor mínimo o sistema dispara um pedido ou cotação de compra.

Conhecer o cliente e saber do que ele precisa é ter domínio sobre os negócios. É nessa linha que o CRM (Customer Relationship Management) trabalha. Ele mapeia o perfil de cada consumidor - dos itens mais adquiridos até a frequência de compras - e gera indicadores que possibilitam ao empreendedor criar estratégias de vendas focadas em seus consumidores e assim estreitar o relacionamento com eles. É importante ressaltar que alguns sistemas são gratuitos por um curto período ou limitados a um certo número de recursos.

Que os dados são o novo petróleo, todo mundo já sabe. Porém, para o empreendedor, reunir informações pulverizadas e extrair conclusões poderosas de planilhas é um desafio e tanto. Mas o mercado já criou opções que se adaptam a realidade do micro e pequeno empresário: são as chamadas soluções self-service BI (Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios). Com parametrização simplificada e custo acessível, o próprio empreendedor consegue operá-las de forma autônoma sem a necessidade de um especialista. Essas ferramentas centralizam os dados que estão em diferentes locais -- vendas, perfil dos clientes, performance de funcionários, resultados contábeis e entre outros serviços -- criando análises dinâmicas através do cruzamento destes dados, que irão transformar o processo de tomada de decisão do negócio ou até mesmo resolver pequenos problemas do dia a dia, reduzindo custos e impulsionando as vendas.