Nota fiscal eletrônica ainda gera dúvidas

Com o ajuste Sinief 07/05, publicado no dia 30 de setembro de 2005, foi instituída no País a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), inovação considerada um marco para a área fiscal brasileira em razão do impacto gerado na administração tributária de estados e municípios. Ano após ano, a emissão das notas digitais foi aumentando de proporção em todo o Brasil, além de estados e municípios. Atualmente, conta com massiva adesão, inclusive entre os pequenos negócios.

Mesmo após mais de 15 anos de implementação, o instrumento segue sendo alvo de dúvidas dos contribuintes, seja por quem deseja migrar do papel para o eletrônico ou mesmo aqueles que já fazem as emissões no formato digital, mas que não estão cientes de todas as suas especificações ou das mudanças que o documento sofreu nos últimos anos.

Conforme o contador Flávio Ribeiro Júnior, coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRCRS), nesses casos - em especial para quem está abandonando o talão - é recomendado buscar apoio de um profissional da área. "O ideal é procurar um contador para orientar, pois a exigência de informações, dependendo do caso, é complexa e variada, possuindo vários dados e códigos que necessitam algum conhecimento para enquadrar", diz.

Contando ou não com a assessoria de um especialista, um dos primeiros passos para emitir uma nota fiscal eletrônica é saber qual tipo de documento se enquadra ao negócio da empresa. Entre as mais utilizadas estão a nota fiscal eletrônica (NF-e), emitida por empresas do comércio a cada venda de produto; a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), utilizada por empresas prestadoras de serviços e a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final.

Cada tipo de nota está vinculado com alguma legislação específica de imposto para arrecadação como a do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do ISS (Imposto Sobre Serviços), que apresentam normas distintas nos diferentes estados e municípios do Brasil.

Para emitir um documento fiscal eletrônico, é necessário também fazer um cadastro no órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal. Para a emissão da Nota Fiscal de Produto (NF-e) e da Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), o contato ocorre por meio da Secretaria Estadual da Fazenda da região onde a empresa está instalada. Em relação à Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), por sua vez, o cadastro se dá através da secretaria municipal competente.

Outro passo fundamental para emitir uma nota fiscal eletrônica é adquirir um certificado digital. Trata-se de um documento eletrônico que garante autenticidade e segurança nas transações online. O certificado digital deve ser adquirido junto a uma entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Para as notas que registram vendas, o documento costuma ser obrigatório. Para as de serviço, a exigência muda conforme as regras de cada cidade.

Outro ponto importante é saber qual software será utilizado para a emissão do documento. É possível recorrer tanto a um programa gratuito ou optar por um software pago, ferramentas que, geralmente, são mais completas, incluindo suporte técnico e até mesmo integração com o sistema de gestão contábil da empresa. 

A partir de estudos de auditores-fiscais da Receita do município e de técnicos da Companhia de Processamento de Dados de Porto Alegre Porto Alegre (Procempa), a prefeitura da Capital está desenvolvendo projeto que prevê uma série de mudanças na nota fiscal de serviços eletrônica.

Segundo o secretário municipal da Fazenda, Rodrigo Fantinel, o objetivo é tornar a emissão do documento mais rápida, segura e econômica. "Porto Alegre está investindo em atrair e reter empreendedores, oferecendo mais assertividade e menos custos de conformidade para que as empresas possam ter mais tempo e recursos para investir no seu negócio", justifica.

Entre as atualizações que ocorrerão, está a possibilidade de geração e aceite de procurações de forma totalmente online (incluindo aplicativo móvel para celular) e sem limitação de prazo. O sistema está sendo projetado para realizar uma série de transações de modo automático. "A única atribuição do contribuinte será emitir a NFS-e. A partir dela, a apuração do ISS e geração da guia para pagamento ocorrerá de forma automática", explica Fantinel.

Ainda conforme o secretário da Fazenda, na etapa de pagamento, será possibilitado ao prestador de serviços o ajuste do valor da guia ao seu fluxo de caixa, deixando o saldo remanescente para pagamento posterior. A nova NFS-e prevê ainda a apuração de créditos e a realização de compensações de forma automática.

Com as modificações, não haverá mais a necessidade da inscrição municipal. A exigência da declaração mensal do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN) também deve ser extinta na atualização.

"As melhorias contemplam todas as etapas da NFS-e e serão disponibilizadas, gradualmente, de forma incremental, com primeira entrega prevista para o primeiro quadrimestre de 2022", informa o secretário.

Em 2019, a prefeitura já havia simplificado o documento para os microempreendedores individuais de Porto Alegre ao permitir que esse grupo emitisse a NFS-e sem a necessidade de certificação digital.

Desde dezembro do ano passado, a nota fiscal de serviços eletrônica passou a ser obrigatória para todos os contribuintes em Porto Alegre, iniciativa que aposentou de vez a utilização do documento fiscal em papel, como talões e formulários contínuos. Até o ano de 2020, o município emitiu mais de 152 milhões de notas eletrônicas, número que não parou de crescer desde a sua implementação, em 2015.

De janeiro a outubro deste ano, já foram emitidas, na Capital, mais de 23 milhões de NFS-e por 68 mil empresas. Neste período, o valor dos serviços declarados nestes documentos fiscais gira em torno de R$ 40 bilhões.

Atualmente, há mais de 82 mil empresas credenciadas no sistema do município. Com a instrução normativa que universalizou a nota eletrônica, qualquer emissão de nota fiscal em papel realizada após 16 de dezembro de 2020 está em desacordo com a legislação municipal.

A multa para as empresas que não estão credenciadas neste sistema é de 300 UFMs, o que corresponde, atualmente, a R$ 1.338,06. Já a multa por não emissão da nota fiscal é de 10 UFMs por documento, com limite mínimo de 118 UFMs (R$ 526,30).

Em setembro de 2020, a Receita Estadual, em parceria com a Procergs e sob a coordenação técnica do Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat), lançou o aplicativo Nota Fiscal Fácil (NFF), solução que visa simplificar a emissão de documentos fiscais eletrônicos no Brasil. Com foco especial nos pequenos empreendedores, a novidade integra o programa Receita 2030 do governo estadual, que consiste na prática de 30 iniciativas para modernizar a administração tributária do Rio Grande do Sul.

"Inicialmente, o projeto engloba os transportadores autônomos de cargas. Assim, os caminhoneiros já podem solicitar a emissão dos documentos fiscais relativos às prestações de serviços de transporte rodoviário de cargas nos seus próprios smartphones, de forma simples, intuitiva e ágil", afirma o subsecretário da Receita Estadual, Ricardo Neves Pereira.

Por meio do aplicativo, serão coletadas todas informações necessárias e suficientes para emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e). Segundo Pereira, a previsão é expandir o uso do aplicativo para os produtores rurais e para o micro e pequeno varejo em breve, reforçando o foco nos empreendedores de menor porte.

O subsecretário da Receita Estadual afirma ainda que outra medida prevista na agenda Receita 2030 é a chamada Obrigação Fiscal Única. "A ideia é restringir gradualmente as obrigações acessórias dos contribuintes a apenas emitir o documento fiscal da operação ou prestação, deixando todo o resto para o Fisco", resume Pereira, acrescentando que a digitalização das notas fiscais é fundamental para o sucesso dessa iniciativa.

Outro exemplo voltado à modernização tributária citado pelo subsecretário foi o recente fornecimento, por parte da Receita Estadual e da Procergs, da tecnologia que criou o aplicativo Menor Preço Brasil. A ferramenta é uma versão nacional do Menor Preço Nota Gaúcha e permite que os cidadãos encontrem o menor preço de um produto em diferentes estabelecimentos, com base na emissão de NF-e e NFC-e. O objetivo da solução é estimular a emissão das notas fiscais eletrônicas, combater a informalidade e aumentar a arrecadação.

O Rio Grande do Sul possui papel importante na história dos documentos fiscais digitais. Em território gaúcho, foi processada a primeira Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do Brasil, em 2006. Na sequência, foi criada a Sefaz Virtual RS, estrutura que integra e presta serviços de processamento e autorização dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) de 22 estados brasileiros, com autorização em tempo real pela Procergs.

Entre 2010 e 2012, foram implementados também o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), documento digital exclusivo da atividade de transporte, e o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), destinado para vincular os documentos fiscais transportados em um veículo de carga.

A expansão para o varejo brasileiro, por meio da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), veio em 2013 com o intuito de substituir o cupom fiscal e a nota fiscal de modelo 2. Em 2017, foi a vez do Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e) ser lançado, também de existência apenas digital e que substitui uma série de outros documentos para as prestações de serviços de transporte de passageiros. A novidade mais recente foi a criação da Nota Fiscal da Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e), em 2019, que visa suceder o sistema de emissão de notas fiscais e contas relativas à energia elétrica.

Desde a criação do Sefaz Virtual RS, o órgão já registrou mais de 45 bilhões de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) processados, com uma média diária atual superior a 30 milhões. O maior volume é representado pela Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). No acumulado de 2021, já são mais de 10 bilhões de documentos eletrônicos emitidos em valores que superam R$ 6 trilhões, cerca de 7% a mais sobre 2020 (R$ 5,7 trilhões).