Até que seja publicado o novo leiaute simplificado em substituição ao leiaute atual do eSocial, conforme estabelecido pela Lei nº 13.874/19, os empregadores deverão seguir prestando as informações ao sistema, de acordo com o calendário de obrigatoriedade dos grupos. Eles devem continuar a enviar todos os dados dos seus trabalhadores - não apenas referentes à admissão.
Os empregadores obrigados ao eSocial que não prestaram as informações referentes às admissões e cadastramentos dos trabalhadores, bem como aos eventos não periódicos, devem fazê-lo logo, uma vez que o prazo já se esgotou. Os dados dos trabalhadores alimentarão a nova CTPS Digital, prevista na mesma lei.
Processo de simplificação
- Simplificação e eliminação de campos e eventos de layout;
- Utilização do CPF como único número de identificação do trabalhador, dispensando a referência a outros números cadastrais, inclusive o NIS na segunda etapa;
- Exclusão de campos cuja informação conste em outra base de dados, como é o caso do número de RG e da CNH;
- Retirada de algumas regras de validação que impedem a transmissão de dados (alguns impedimentos serão substituídos por avisos).
Fonte: Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia
Carteira de Trabalho Digital é alimentada com dados do eSocial
Os brasileiros passaram a contar, desde 24 de setembro, com a Carteira de Trabalho Digital, documento totalmente em meio eletrônico e equivalente à antiga Carteira de Trabalho e Previdência Social física. A Carteira Digital é disciplinada pela Portaria nº 1.065, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.
De acordo com o governo, a mudança vai assegurar facilidades para trabalhadores e empregados, com redução da burocracia e custos. Por exemplo: ao ser contratado, o novo empregado não precisará mais apresentar a carteira em papel. Bastará informar o número do CPF ao empregador e o registro será realizado diretamente de forma digital. Outro objetivo é reduzir burocracia e facilitar o acesso ao mercado, pois não será mais necessário apresentar a carteira de trabalho em papel para ingressar em um novo emprego.
O documento digital está previamente emitido para todos os brasileiros e estrangeiros que estejam registrados no Cadastro de Pessoa Física (CPF). Cada trabalhador terá de habilitar o documento, com a criação de uma conta de acesso no site do Governo Federal.
As informações que compõem a Carteira de Trabalho Digital serão disponibilizadas automaticamente para o trabalhador por meio do aplicativo ou da página web. Não existe procedimento de "anotação" da CTPS Digital, uma vez que não há um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital a ser alimentado pelo empregador. Todos os dados apresentados na CTPS são aqueles informados ao eSocial, o que facilita os processos nas empresas e reduz drasticamente a burocracia, visto que a partir de agora o empregador está dispensado de anotar na CTPS em papel.
Contudo, é importante esclarecer que eventos como alteração salarial, gozo de férias ou desligamento não serão exibidos na Carteira de Trabalho Digital imediatamente, por dois motivos: o primeiro é que o prazo para prestação de informação desses eventos no eSocial, pelo empregador é, em regra, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência para a maioria dos eventos, e, em até 10 dias, no caso de desligamento.
O segundo motivo é que há um tempo de processamento entre a recepção da informação no eSocial e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital. Há um tratamento da informação, sua inclusão no CNIS - Cadastro Nacional de Informações Sociais, para só então ser apresentado na CTPS Digital.
Esse processamento garante que os dados exibidos na CTPS Digital são os mesmos que serão utilizados pelo INSS para a concessão de benefícios. Com as novas regras, as anotações que antes ficavam na CTPS de "caderninho azul" passarão a ser realizadas eletronicamente. Para acompanhar essas anotações, o trabalhador poderá utilizar um aplicativo especialmente desenvolvido para celulares ou o site do governo federal.
A Carteira Digital tem como identificação única o número do CPF do trabalhador, que passa a ser o número válido para fins de registro trabalhista. Diante disso, é importante que os empregadores que utilizam o eSocial observem, no momento da contratação, critérios como a idade mínima dos brasileiros e estrangeiros e o amparo legal dos estrangeiros com relação ao direito a atividade remunerada no País.
Enxugamento de informações não deve comprometer avanços
Mesmo que ainda sem muita certeza sobre qual modelo será adotado, o diálogo para construção do novo eSocial e o enxugamento das informações a serem prestadas ao governo são comemorados por muitos. É o caso do presidente da Federação das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), integrante do GT Confederativo responsável por discutir em conjunto as mudanças, Sérgio Approbato Machado Júnior.
Ele acredita que é necessário refletir sobre um programa menos burocrático, mas concorda que não se pode virar as costas para o que já foi realizado. "A ideia é preservar o que já foi feito, porque as empresas gastaram muito tempo e dinheiro para se adequarem ao eSocial. Nesse exato momento, ter uma ruptura no processo e criar um novo sistema não faz muito sentido. Acredito ser mais interessante trabalhar no que já existe", salienta Machado Júnior.
O especialista em Políticas e Indústria da Confederação Nacional da Indústria (CNI), Rafael Ernesto Kiekbusch, destaca que os ajustes não podem reduzir a segurança jurídica do eSocial. Para ele, o sistema trouxe a todos - governo, empresários, sociedade em geral - , uma maior consciência sobre o quanto os processos eram repetitivos. "Um determinado ente pedia informações sem nem olhar para o órgão vizinho", diz.
O agrupamento de todas as informações trabalhistas em um só local veio para acabar com o retrabalho ao disponibilizar os dados aos órgãos interessados. Contudo, nessa etapa não houve reflexão sobre quais dados eram realmente relevantes. "Levou-se em conta a necessidade de tudo o que já era informado, sem pensar que daria para diminuir muitas dessas coisas", recorda Kiekbusch.
O desafio, agora, é refletir sobre o que precisa constar no eSocial e, enquanto isso, "qual será o uso desses dados, que produto será melhorado e qual será o ganho que a sociedade terá".
O que muda
Por força de lei, de agora em diante a Carteira de Trabalho em papel será utilizada de maneira excepcional, apenas nos seguintes casos:
- Dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
- Anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui pra frente, todas as anotações relativas ao novos fatos serão feitas apenas eletronicamente);
- Dados referentes a vínculos com empregadores que ainda não estão obrigados a usar o eSocial.
Fonte: Portal eSocial
Especialistas temem prejuízos para quem se adaptou ao sistema
Apesar da promessa de avanços, o temor é de que muitas empresas que já investiram pesado na reformulação de seus softwares e sistemas para que eles permitissem uma comunicação adequada com o e-Social saiam perdendo. O advogado especialista em Direito Tributário e sócio do escritório Atílio Dengo Advogados Associados, Rafael Lacerda Paiani, alerta que houve um trabalho e dedicação muito grande por parte das empresas por conta de vários erros que o próprio programa apresentava, desde o seu início.
O advogado narra que, a partir da aprovação da Reforma Trabalhista, esses ajustes se tornaram ainda mais relevantes. Um dos exemplos mais recentes disso, citado por Paiani, é o tópico que diz respeito ao uso de EPIs - os Equipamentos de Proteção Individual. "Foram tantas postergações que as empresas acabaram sem uma informação adequada. O grande problema, histórico em relação a esse tema, é que as medidas foram sendo implantadas sem ouvir as empresas. O ideal seria aprimorar a ferramenta", afirma o advogado.
Para Paulo Pereira, especialista em Folha de Pagamento da Convenia, HTtech, que automatiza os processos dentro do RH a partir de um software em nuvem, resta saber se realmente as coisas serão simplificadas e se isso vai melhorar a vida de empresários e profissionais dos departamentos atingidos pelo sistema. "O que é certo é que, seja extinção ou simplificação, tenha o mesmo nome ou mude de nomenclatura, é preciso que todos os profissionais estejam atualizados e aptos a correr atrás das atualizações", indica Pereira.