No dia 30 de abril de 2024, o arquivo permanente da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) ficou completamente submerso devido às enchentes que acometeram o Rio Grande do Sul. O lago, que fica ao lado do prédio da Reitoria, transbordou e, por meio de uma rampa, a água conseguiu acessar o subsolo, onde se encontrava o arquivo permanente da instituição. O arquivo continha 12 mil caixas de documentos históricos. O ocorrido precedeu o que viria a acontecer com mais de 100 arquivos e cerca de 238 mil caixas de documentos no estado.
Desde então, o trabalho de recuperação que está sendo feito ganhou reconhecimento do Arquivo Nacional e se tornou referência no Brasil. Foi assim que as ações do Departamento de Arquivo Geral (DAG) ganharam visibilidade no país. "Se tornar referência foi devido às pessoas e como agimos. Chocou muito a forma como foi feito. A gente agiu muito rápido e de forma correta. Eu digo assim, a gente seguiu os protocolos de resgate rapidamente e com muitos voluntários. As pessoas são muito conectadas e ajudam aqui na UFSM", diz a arquivista do DAG Daiane Regina Segabinazzi Pradebon.
Até o momento, cerca de 20 mil arquivos já foram digitalizados, o que totaliza mais de 100 mil páginas, por exemplo. "A gente também está fazendo a digitalização para a consulta, porque esse acervo foi contaminado, está frágil. Queremos que tenha menos acesso possível ao arquivo físico", explica a arquivista do DAG, quanto à estratégia de conservação dos acervos atingidos. Mas ela conta que o principal movimento de conservação é o controle do ambiente, da umidade e da temperatura no novo acondicionamento.
Daiane destaca que nenhum arquivo foi perdido, nem mesmo os que pareciam mais difíceis: "Todos estão sendo recuperados. Inclusive, os que ficaram meses em Porto Alegre, no mesmo lugar. O nosso a gente recuperou muito rápido, tirou da enchente muito rápido. Congelamos, então não está tão degradado", conta.
A previsão para o término do trabalho envolvendo o acervo institucional é de cinco anos. A arquivista explica que o tempo total cobre não só a parte de recuperação, e por isso essa quantia. "Tem a parte da reindexação do acervo, da organização do acervo. Então, imagina, 12 mil caixas levaram desde 1990, desde que existe o Departamento de Arquivo Geral, para serem organizadas. Não vai ser em cinco anos que a gente vai reorganizar essas 12 mil caixas", afirma.