A prefeitura de Canoas estima ter economizado mais de R$ 1,2 milhão com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a partir do acordo de cooperação técnica firmado com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), de Porto Alegre, assinado em 2022. O projeto de migração foi liderado pela Secretaria de Administração e Planejamento, que incluiu treinamentos e suporte aos usuários.
Agora, a gestão e o suporte passam também à Fundação Municipal de Tecnologia da Informação e Comunicação de Canoas (CanoasTec), que já mantém e desenvolve as melhorias no sistema. "Além de ser um sistema mais robusto e de fácil utilização, a mudança gerou uma economia de R$ 40 mil mensais em comparação com o sistema anterior. Temos a convicção do dever cumprido com esse avanço tecnológico e com a economia aos cofres públicos", pontua a secretária Jessica Estraich.
Além de Canoas, mais de 400 órgãos e entidades públicos no país já utilizam o SEI, que foi criado em 2009 com o objetivo de integrar e modernizar a atividade administrativa para que fosse realizada eletronicamente, eliminando o custo ambiental e de transporte da documentação. Além disso, o sistema reduz o tempo de tramitação dos procedimentos administrativos, enxugando fluxos de trabalho e, ao mesmo tempo, promovendo a transparência dos processos.
O SEI é um sistema de gestão documental desenvolvido por servidores da Justiça Federal que permite transferir toda a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico. Com a ferramenta, a tramitação de expedientes, desde a criação, a edição e a assinatura até o armazenamento, é realizada em ambiente virtual. Com o uso do sistema, a integração e o gerenciamento são facilitados pela versão única, que concede também autonomia para os cessionários.
O sistema permite desenvolver e acoplar módulos próprios, e, com as melhorias realizadas, o sistema trouxe mais segurança, com duplo fator de autenticação e funcionalidades inovadoras, tal como o SEI Federação, que permite o compartilhamento de processos entre os órgãos públicos que utilizam o sistema nesta versão, sem a necessidade de remessa ou de malote digital.
A ideia é que a ferramento aproxime o cidadão da prefeitura, facilitando o cadastro do usuário externo através da utilização da plataforma GOV.BR, segundo a prefeitura. A partir desse cadastro, o usuário externo tem a possibilidade realizar o pedido, a visualização de processos e a assinatura de contratos, convênios, termos, e outros instrumentos celebrados com o Poder Executivo