A prefeitura de Lajeado passa a admitir, a partir desta quarta-feira (1), a abertura de novos protocolos exclusivamente de forma digital. Documentos físicos que eventualmente sejam apresentados pelo cidadão para a abertura de protocolo presencial serão digitalizados pelos servidores no momento do recebimento para serem inseridos no sistema e transformados em processo digital. Ou seja, esta mudança não deverá gerar, em princípio, nenhum impacto para o cidadão e o público externo.

No formato digital, o protocolo seguirá os mesmos passos, porém os documentos não serão mais impressos, e sim estarão disponíveis dentro de um sistema. Isso evita a impressão de material e facilita o envio de documentos, por exemplo, agilizando o atendimento dos pedidos.

Já os processos que estão em andamento e estejam tramitando em formato físico poderão seguir assim até a sua conclusão. Os protocolos que forem arquivados serão digitalizados pelo arquivo para quando houver a necessidade de consulta e tramitação, quando então serão disponibilizados em formato digital. Em razão disso, não mais retornarão de forma física para as secretarias.

Para alguns casos específicos em que há necessidade de digitalização de grandes volumes de documentos ou da inclusão de documentos cujos arquivos sejam muito grandes (como plantas arquitetônicas e de construção), a prefeitura prevê um período de 15 dias de adaptação ao novo processo. A ideia é que, até lá, estes procedimentos, que estão vinculados principalmente às secretarias do Meio Ambiente, Saneamento e Sustentabilidade (Sema) e de Planejamento, Urbanismo e Mobilidade (Seplan), possam ser abertos tanto digitalmente quanto fisicamente, até a transição total para o novo modelo de atendimento.