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O setor público, que precisa lidar com muitos processos e burocracias, percebeu que o digital poderia ser um grande parceiro na otimização de tempo, segurança de dados, facilidade de busca, e ainda agilizar o tempo gasto com a inclusão e organização de dados. "Sistemas em nuvem trazem credibilidade, maior interação com a população e diminui em zero o uso do papel", afirma Aldo Luiz Mess, sócio-diretor da IPM Sistemas. A empresa, especializada em sistemas na nuvem para gestão pública, atende prefeituras de todo o Brasil e observa os efeitos positivos da digitalização, entre eles premiações pela transparência nas contas públicas e a abertura de mais processos digitais de maneira mais eficaz.
Três prefeituras que adotaram o sistema já são referência como prefeitura digital, sendo as cidades de Indaial (SC) e Pinhais (PR) que realizam compras, empenhamento, financeiro e contábil, tudo sem papel, e a cidade de Gravataí, na região metropolitana de Porto Alegre, que tem os processos 100% digitais.
Gravataí já acumula reconhecimentos pelos indicadores fiscais e prêmios por conta da transparência nas contas públicas. As mudanças internas começaram a acontecer a cerca de seis anos. O secretário de administração, Alexsandro Lima Vieira, foi um dos idealizadores do projeto. "Quando assumi a secretaria em 2016, percebi que a ferramenta tinha uma instrumentalidade tamanha que não era explorada, porque ainda haviam pilhas e pilhas de processos em papel cujas informações já estavam no sistema", afirma o secretário.
A prefeitura começou a analisar quais departamentos poderiam se tornar 100% digitais. Os processos agora tramitavam apenas no digital e no final era impresso apenas a portaria ou decreto para que pudesse ser assinado. "Junto à IPM, customizamos o sistema e criamos uma opção para marcar se havia o processo físico ou não. Isso facilitou bastante o trâmite porque os processos digitais começaram a ser mais rápidos que os demais", conta Alexsandro.
A empresa também desenvolveu o assinador digital dentro do próprio sistema e a partir daí, a prefeitura passou a assinar todos os documentos, portarias e decretos de forma digital, transformando todo o processo em 100% digital. "Em outubro de 2018 chegamos a 76 mil processos. A expectativa para 2019 é passar dos 100 mil processos digitais", conta o secretário.
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