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Cálculo e pagamento do 13 salário, encerramento dos demonstrativos financeiros e o planejamento estratégico do próximo ano são alguns compromissos empresariais em que a contabilidade assume papel indispensável neste período de fim de ano. Para não deixar brechas neste fechamento, especialistas atentam para a importância dos setores contábeis se organizarem, o que envolve a manutenção da escrituração da companhia em dia e a gestão de todas as informações necessárias, como extratos bancários e notas fiscais de compra e venda de mercadorias ou serviços.
“No término do último trimestre, é importante lembrar de enviar também os informes de rendimentos gerados pelos bancos, pois ao final da escrituração, o contador chegará ao lucro ou prejuízo do exercício, que vai servir de base para o envio das declarações acessórias anuais, assim como geração dos informes de rendimentos dos sócios para a declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física”, acrescenta o residente de operações da Contabilizei, Charles Gularte.
Conforme Gularte, além de disponibilizar os documentos responsáveis por registrar as movimentações da empresa no prazo adequado, é fundamental que o empresário compartilhe objetivos e metas para o próximo ano para que o contador possa colaborar na tomada de decisões do negócio.
Há um ano com assessoria externa contábil, o médico nutrólogo Noé Alvarenga observa que essa gestão tem sido peça-chave para aumento progressivo de receitas, além de uma mais fácil identificação de gargalos e de oportunidades em seu consultório.
“O trabalho de contabilidade é como se fosse uma orquestra, em que o contador é o maestro, mas todo o restante da equipe deve contribuir para que as contas estejam em dia e as obrigações sejam cumpridas”, compara Alvarenga.
O vice-presidente de operações da Contabilizei explica que o fechamento de ano da contabilidade proporciona à gestão da organização ter uma visão de performance da empresa e, consequentemente, mais assertividade em seus gastos, custos e receitas.
“Essa fotografia pode ajudar o empresário a entender se vale a pena a empresa trocar de regime tributário ou ainda optar por explorar algum nicho de mercado, assim como avaliar questões como terceirização de serviços e manutenção do home office dos seus empregados”, exemplifica.
A percepção macro da empresa se dá por meio dos chamados demonstrativos financeiros, que envolvem o balanço patrimonial, demonstração de resultado, demonstração das mutações do patrimônio líquido, demonstração do fluxo de caixa e notas explicativas da organização.
Sobre o planejamento tributário, Fabiane Ribeiro, integrante da Comissão de Estudos de Organizações Contábeis do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRCRS), ressalta que este período é também o momento certo para possíveis mudanças de rotas. “Caso opte por alterar o regime tributário, é importante estruturar planos de ação para executar as modificações no sistema de emissão de notas, estoques e preços. Dessa forma, evita-se que ocorram erros no início do novo ano que impossibilitem vendas, além de omissões ou pagamentos indevidos de tributos”, aconselha a contadora.
Obrigações trabalhistas e benefícios aos colaboradores requerem atenção
Charles Gularte alerta que alguns prazos referentes a folha de pagamento mudaram com a migração para o eSocial
CONTABILIZEI/DIVULGAÇÃO/JC
O final do ano envolve ainda uma série de obrigações trabalhistas, que exige atenção redobrada do departamento contábil de uma empresa, especialmente após o início da pandemia. Isso porque algumas normas foram alteradas ou flexibilizadas durante o período, o que demanda um cuidado adicional ao seu cumprimento, conforme aponta o vice-presidente de operações da Contabilizei, Charles Gularte.
“Com a efetiva migração das obrigações mensais da folha de pagamento para o eSocial, alguns prazos de entrega e pagamento de impostos foram antecipados, então, é importante que a empresa esteja atenta a tais mudanças e alinhada com seu contador para o cumprimento dos novos prazos”, alerta.
Sistema informatizado de prestação de informações de empresas e trabalhadores, o eSocial elimina 15 informações periódicas que os empregadores eram obrigados a fornecer ao governo. O sistema foi adotado para empregadores domésticos em 2015 e, desde então, vem sendo expandido gradualmente para todas as empresas e organizações dos setores público e privado. A previsão do governo federal é de que a migração total para a ferramenta encerrará somente em 2023.
Segundo a Receita Federal, 13 mil grandes empresas e 11,5 milhões de trabalhadores já completaram a migração para o novo sistema. As médias empresas, que faturam de R$ 4,8 milhões a R$ 78 milhões, e as pequenas empresas que não fazem parte do Simples Nacional começaram a aderir ao eSocial em julho do ano passado. Depois de passarem os últimos meses incluindo os dados das empresas e de cada trabalhador no sistema, os empregadores passarão a fechar as folhas de pagamento pelo eSocial.
As regulamentações envolvendo benefícios ligados ao último trimestre do ano também merecem cuidado dos contadores. Entre eles, estão programas cujo objetivo é melhorar a produtividade do negócio e engajar os colaboradores a partir da divisão de lucros entre os funcionários.
“O Programa de Participação em Lucros e Resultados deve ser definido em convenção ou acordo coletivo de trabalho. Assim, as métricas para medição e pagamento devem seguir o que for estabelecido em tal acordo. Por outro lado, o crédito do PPRL, deve constar no informe de rendimentos que será disponibilizado ao empregado, para que ele possa fazer sua declaração anual de Imposto de Renda”, orienta Gularte.
Outro cálculo complexo enfrentado pelas empresas no fim de cada exercício refere-se ao décimo terceiro salário, que também deve ser acompanhado de perto pela contabilidade. O benefício é uma obrigação para todos os empregadores que contam com contratados no modelo CLT. A primeira parcela do 13º salário deve ser paga até 30 de novembro. O prazo da segunda parcela, quando são descontados Imposto de Renda e INSS, vai até 20 de dezembro.
“Os benefícios oferecidos pelas empresas aos empregados são considerados vantagens que complementam o salário do empregado, sendo que alguns são obrigatórios e garantidos pela lei do trabalho, enquanto outros são prerrogativas das companhias”, contextualiza o contador.
Ele acrescenta ainda que, independentemente de obrigatório ou facultativo, é primordial que a empresa sempre observe a convenção ou acordo coletivo de trabalho, para entendimento de benefícios expressos nesses documentos. Além disso, orienta que avalie a forma que deseja oferecer o benefício ao empregado, pois a depender do meio, se em dinheiro ou vale-presente, por exemplo, pode repercutir nas rubricas de folha de pagamento com incidência e recolhimento de impostos trabalhistas.
O contador alerta ainda que as penalizações para o não cumprimento de obrigações da empresa, sejam elas trabalhistas, contábeis e tributárias podem ir desde aplicação de multas, suspensão de inscrições municipal/estadual, suspensão do CNPJ, inscrição em dívida ativa, até instauração de processos administrativos ou judiciais.
Final do ano costuma ser de agenda cheia para os contadores
Fabiane Ribeiro, do CRCRS, destaca importância de alinhar as informações com os clientes
ANDRESSA PUFAL/JC
Com os balanços e fechamentos anuais, o período de final de ano é, geralmente, de trabalho intenso para o setor contábil. "O final de ano tradicionalmente gera sobrecarga ao contador em função das apurações de 13º salário e férias", relata Fabiane Ribeiro, integrante da Comissão de Estudos de Organizações Contábeis do CRCRS.
A contadora ressalta que, no caso de uma empresa optar pelo Simples Nacional e possuir pendências junto ao Fisco, os profissionais da área precisam dispensar um esforço ainda maior no sentido de executar a regularização de débitos, omissões e inconsistências para que inicie o ano seguinte com a contabilidade em dia. “Para tudo isto, é relevante organizar-se tendo proximidade junto ao cliente, demonstrando a importância de ter as informações alinhadas, estruturadas e com coerência”, aconselha.
A maior parte da entrega dos fechamentos anuais, contudo, ocorre entre janeiro e abril, considerado por Charles Gularte, da Contabilizei, um período ainda mais cheio para os contadores.
“A consolidação para entrega das informações para estas obrigações é complexa, pois existem diversos formatos que são exigidos pelos órgãos. Então, ao final do ano, é muito importante que o contador receba todas as informações necessárias e consiga esclarecer todas as dúvidas que possam surgir sobre a movimentação e operações realizadas pela empresa”, opina.
Segundo o contador, alguns eventos específicos merecem especial atenção, como o inventário de ativo imobilizado e fechamento do controle de estoque, uma vez que passam por posição final, obsolescência ou perdas.
Informe de rendimentos serve de base para o IRPJ
Os informes de rendimento em dia, conforme mencionado anteriormente, são fundamentais na hora de declarar o Imposto de Renda Pessoa Jurídica, tributo federal voltado para empresas com CNPJ ativo. Sua base de cálculo observa o regime tributário da pessoa jurídica e atribui a cada um uma alíquota para o cálculo. A declaração do IRPJ, que pode ser apurado mensalmente, trimestralmente, anualmente ou por evento, costuma gerar dúvidas entre os contribuintes.
“A declaração IRPJ mudou de nome ao longo dos anos. Para as empresas optantes pelo Simples Nacional temos a Defis, para as empresas optantes pelo Lucro Presumido ou Lucro Real temos a Escrituração Contábil Fiscal (ECF)”, detalha o contador Charles Gularte.
O prazo difere para cada declaração, sendo a Defis entregue em março e a ECF em julho, ou setembro para os anos da pandemia (2020 e 2021). Dentro das obrigações, devem ser repassadas para a Receita Federal informações, como base de cálculo dos impostos, rendimentos isentos e tributáveis dos sócios, ganhos de capital e resultado financeiro da companhia.
Gularte alerta para o fato de que, atualmente, a maioria dos sistemas da Receita Federal são interligados, o que possibilita o cruzamento de informações de forma automática. “Um bom exemplo é quando ocorre a venda de um imóvel da empresa, cuja informação é enviada pelo cartório à RFB, e, portanto, precisa constar também na Defis ou ECF para que a empresa não seja autuada. O mesmo vale para rendimentos financeiros, cujo banco transmite as informações à RFB e tais informações devem ser as mesmas declaradas pela empresa na Defis e ECF”, exemplifica.