Automação da gestão fiscal garante sucesso nas vendas

Com uma movimentação superior a R$ 3,5 bilhões em 2018, segundo levantamento do Ebit/Nielsen, a Black Friday já se consolidou como a principal data do comércio eletrônico brasileiro. As projeções deste ano para as liquidações da última sexta-feira de novembro, dia 29, até a Cyber Monday, em 2 de dezembro, apontam para um crescimento de até 15% em relação ao ano anterior.

O evento representa, de acordo com Ebit/Nielsen, um volume próximo a 6 milhões de transações para todo o Brasil em apenas quatro dias, com picos de milhares de compras por minutos nos sites dos principais varejistas do País. As lojas virtuais que não investem preventivamente em infraestrutura podem não suportar a demanda e deixar de vender milhões de reais ao sair do ar. Igualmente relevante é conseguir lidar com a determinação e cálculo de tributos e o cumprimento das obrigações fiscais em tempo real, que podem ocasionar prejuízos com juros e multas e comprometer a rentabilidade tão esperada.

A Black Friday pode não ser viável para quem não tem estrutura. "E a tecnologia de automação para a determinação e cálculo de tributos torna-se essencial para amenizar as dores da tributação no e-commerce. A automatização de tarefas básicas, como a apuração do volume de vendas diárias e, consequentemente, dos tributos, reduz ou até elimina as chances de inconformidades", destaca a diretora de conteúdo da Avalara Brasil, Trícia Braga.

Trícia Braga - De maneira geral, nossa área fiscal está, hoje, 90% digitalizada, pois o grau de tecnologia que o Fisco impôs para todas as empresas de todos os segmentos é muito grande. Com toda essa avalanche tecnológica, veio a necessidade de tomar mais cuidado com as informações. A Nota Fiscal eletrônica (NFe) virou um grande repositório de informações para o Fisco, e, com essas informações, ele tem condições de fazer inúmeras auditorias e cruzamentos. Hoje, mais do que se preocupar apenas com as vendas, as empresas precisam se preocupar também em estar em compliance e com a qualidade da informação prestada. E esse é o foco da automação.

Trícia - A automação tem necessariamente de cuidar do alto volume. Quando falamos de automação para o varejo, estamos falando também de um motor de cálculo on-line. O nosso grau de resposta e de processamento deve ser muito rápido, o que acaba dando maior segurança inclusive para o consumidor final. O varejo tem a responsabilidade de garantir para o consumidor que o produto vendido está em estoque, que a tributação incidente sobre aquele produto é a tributação daquele específico dia e que o cálculo e as informações geradas na nota estão corretas. Temos inúmeros problemas quando falamos de volume de negociações no varejo na Black Friday que estão relacionados ao processo de vendas e vão desde a gestão das mercadorias em estoque até a própria questão da Nota Fiscal eletrônica, que só deve ser emitida quando a mercadoria está para sair do estabelecimento. Esse é um ponto importante: não se pode emitir uma nota antes da mercadoria estar saindo ao destino, porque se corre o risco de ter que cancelar e surge uma série de problemas complexos para o varejo. É preciso ter um processo, tanto de supply chain quanto fiscal, totalmente integrados.

Trícia - O que vemos é que, com o passar dos anos, as empresas estão melhorando, principalmente as grandes. Elas estão muito evoluídas em relação aos centros de distribuição e ao uso de novas tecnologias. Já a questão fiscal sempre é um gargalo para qualquer empresa, porque pressupõe um processo prévio de planejamento que nem sempre os varejos pequeno e médio conseguem fazer. Os grandes até fazem esse planejamento com meses de antecedência, porém os pequenos e os médios não conseguem se planejar, e é aí que está o problema. Na área fiscal, o planejamento é crucial para o sucesso ou o fracasso do negócio.

Trícia - No mínimo, um ano. As empresas precisam avaliar qual vai ser o mercado consumidor, para onde vai vender, de onde ela vai enviar a mercadoria, quais são os centros de distribuição que vai manter e em quais estados. O fluxo da operação é muito importante para a gestão fiscal.

Trícia - O que acontece é que, se a empresa optar por vender a mercadoria, por exemplo, no market place, para consumidores dos 27 estados brasileiros, ela, necessariamente, vai precisar saber da alíquota daquele determinado produto em cada estado de destino. Esse é mais um motivo pelo qual a empresa precisa de planejamento, e não vai ser em um ou dois meses que vai conseguir fazer. Se os seus consumidores estão em todos os estados, vai precisar pesquisar todo o seu portfólio em todos os lugares e verificar qual a alíquota aplicada em cada um. Só assim ela vai ter condições de fazer o cálculo correto na saída daquelas mercadorias.

Trícia - A principal é a cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) nas operações com consumidor final não contribuinte, alterada em 2015 por emenda constitucional, e que abrange uma situação muito comum no comércio eletrônico. Na operação interestadual com não contribuinte, o valor do ICMS calculado com base na alíquota interestadual será destinado ao estado de origem. Já o valor do ICMS calculado com base na diferença entre a alíquota interna do estado de destino e a alíquota interestadual, tecnicamente denominada Diferencial de Alíquota (Difal), será pago pelo e-commerce a favor do estado de destino. Em suma, um custo a mais a ser considerado na composição do preço e trabalho operacional das empresas de e-commerce. O desafio é fazer com que o time operacional conheça as diferentes alíquotas internas em todos os estados de destino com os quais opera e a forma de recolhimento do Difal nas operações interestaduais com não contribuintes, considerando detalhes como qual a guia a ser utilizada, o prazo de recolhimento, a alíquota e até mesmo a existência de adicional de Fundo de Combate à Pobreza.

Trícia - As empresas podem ter um ERP ou outra solução fiscal embarcada nesse cálculo, mas nenhuma solução vai ter a informação tributária. Cabe à empresa colocar a informação que ela quiser ali dentro, e abastecer o ERP não é uma tarefa fácil. É preciso análise de um especialista em relação a todo o conteúdo que será colocado ali, já que o responsável pelo conteúdo é a empresa, e não o ERP. Se ele colocar uma informação errada, o contribuinte vai receber uma mercadoria super ou subtaxada, o que acaba impactando em preço. O consumidor acaba sendo o maior prejudicado caso seja atribuída uma alíquota indevida ou equivocada.

Trícia - O primeiro ponto é estabelecer qual será o seu foco durante a Black Friday. A empresa deve definir quais serão as mercadorias vendidas, o público-alvo e que estados pretende cobrir. Uma vez estabelecido isso, ela deve contratar uma parceira que possa supri-la de conteúdo e de cálculos. Isso já é um grande avanço, e a empresa já deve conseguir otimizar o processo e encurtar a fase de planejamento. Tendo as alíquotas de todos os produtos comercializados na mão, ela já consegue avaliar sua operação e iniciar o processo de planejamento.