O impacto das notas fiscais em um ambiente empresarial

A globalização e as novas tecnologias geraram grandes transformações na forma de consumo. Diante dessas inovações ainda vemos muitos ambientes corporativos e até mesmo setores governamentais que se deparam com problemas contábeis e fiscais, que impactam diretamente no gerenciamento de seus negócios, principalmente no crescimento.

O ponto a ser analisado é o quanto os escritórios de contabilidade ou áreas contábeis sofrem diariamente com as fraudes, onde o pagador recebe o boleto e na hora de efetuar o pagamento os vírus hospedados em computadores modificam a sequência dos códigos de barra, redirecionando o valor para contas fraudulentas. É importante lembrar que esse fato é só a ponta do iceberg.

Mas afinal, qual é o impacto das notas fiscais para um negócio? Toda mercadoria ou serviço que é prestado no Brasil é acompanhado de um documento fiscal e a fiscalização da Receita Federal sobre estas notas é severa (ainda mais em um momento econômico e político pelo qual temos passado). Milhares de empresas são fiscalizadas pelo fisco brasileiro todos os anos, e a não conformidade com as regras de armazenamento de notas fiscais implica em multas onerosas, portanto garantir que elas sejam bem armazenadas e validadas é uma rotina da área fiscal e contabilidade de toda empresa.

Extravios de notas em um ambiente empresarial é um problema que deve ser combatido com boas práticas. Caso uma nota fiscal não chegue a área responsável da empresa dentro do mês de competência, a mesma poderá deixar de recolher os impostos retidos, afetando seu resultado financeiro. Outro problema ocasionado pelo extravio é o atraso no seu pagamento, o que gera juros e multas aplicadas pelo fornecedor.

Ao longo da minha carreira, proporcionando soluções de gerenciamento de documentos para as empresas, pude observar diversos profissionais sendo demitidos após a efetuação dos balanços financeiro e comercial. Casos pontuais são difíceis de serem identificados, mas com o auxílio de ferramentas, o processo de transparência otimiza a operação, evita fraudes e normaliza a contabilidade de uma determinada instituição.

A tecnologia na nuvem, além de ser uma forte tendência no mercado de gestão empresarial, realmente facilita o controle de processos. Porém, algumas empresas ainda encontram muitos desafios na implementação destas soluções, o que ocasiona a necessidade de adaptar seus processos, tecnologias e sistemas informatizados para a nova realidade da legislação tributária. Dentro desse cenário, a contabilidade torna-se o principal responsável pelo envio de informações, o que posteriormente dará todo o suporte aos usuários das empresas.

No caso dos bancos, por exemplo, a Federação Brasileira de Bancos (Febraban) afirma que o setor já investiu bilhões de reais em tecnologia da informação, incluindo ferramentas destinadas a evitar tentativas de fraudes. Segundo a instituição, fortalecer a segurança é uma das prioridades dos bancos, porque tanto as instituições financeiras quanto os consumidores são vítimas dessa situação. Na minha opinião, o desafio é desenvolver formas de identificação e autenticação que impossibilitem as fraudes sem dificultar o acesso aos serviços e prejudicar o cliente.

Para finalizar, é importante que as áreas contábeis de um ambiente empresarial entendam que inovar em soluções tecnológicas é uma forma de coibir perdas e prejuízos com o avanço destas ferramentas. As plataformas estão aí para otimizar os processos, reduzir custos, evitar fraudes e centralizar todo o controle financeiro e fiscal em um só lugar. Vale a pena apostar!