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Porto Alegre, quinta-feira, 21 de dezembro de 2017.

Jornal do Comércio

JC Contabilidade

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Opinião

Notícia da edição impressa de 20/12/2017. Alterada em 21/12 às 14h18min

Adoção de controles internos modifica a forma de trabalho

SÃO JUDAS TADEU/DIVULGAÇÃO/JC
Pâmela Santos de Oliveira*, Lilian Martins** e Patrícia Coelho ***
 O pequeno empresário tem foco no negócio e, muitas vezes, sem conhecimento de como a informação contábil é confeccionada, em épocas de recessão como a que estamos imersos, as empresas focam em aumentar produtividade e consequentemente, a lucratividade. Pensando nisso organizou-se um estudo de caso num escritório contábil de pequeno porte da Região Metropolitana de Porto Alegre, a fim de analisar o impacto da implantação de controles internos em seus setores.
Decidiu-se iniciar essa reestruturação pela forma de trabalho e usar os benefícios que a tecnologia oferece para facilitar o dia a dia. Nos escritórios contábeis, para oferecer um serviço eficaz, é preciso garantir a confiabilidade das informações que o escritório recebe de seus clientes. O recebimento dos documentos que suportam essas informações representam o início do processo que se dá pela contabilização e apuração dos tributos, a partir desses documentos que são extraídas informações para gerar os relatórios contábeis que servirão de apoio na tomada de decisão.
O foco da pesquisa, em primeiro lugar é garantir que as informações cheguem com qualidade e fidedignas ao usuário, mantendo-se em segurança dentro do escritório. Conforme Perez Jr. e diversos autores utilizados na pesquisa: Controles internos são os responsáveis por salvaguardar os ativos das empresas sejam eles financeiros ou físicos. Neste estudo o processo alvo foi o recebimento de documentos que foi implantando na empresa Aveiro Contabilidade Eireli - ME.
Foram mapeados os processos utilizados pelo escritório, através de observações diárias no andamento das ações e comportamento de sua equipe, conversas informais, aplicando um questionário aos colaboradores da empresa, com o objetivo de mensurar o grau de satisfação dos mesmos com o processo atual, também um questionário ao responsável pelo processo de recebimento dos documentos, visando avaliar os processos antes e depois da reformulação do mesmo.
Na análise, constatou-se que a empresa objeto não adotava nenhum tipo de controle interno no processo de recebimento dos documentos o que acontecem com grande parte das pequenas e médias empresas, elas não investem em controles e processos. Lembrando que para os escritórios contábeis o processo de recebimento de documentos representa apenas uma das etapas do processo de geração de informações ao usuário, desta forma se este não estiver alinhado, as informações geradas não serão uteis e o trabalho muitas vezes deverá ser realizado em duplicidade, ou seja, o usuário perde qualidade nas informações e o escritório tem um acréscimo no custo, pois emprega mais horas no mesmo trabalho, que muitas vezes não é repassado ao cliente.
A necessidade de implantação de controles, o aumento na produtividade ficou evidente nas respostas do questionário, 100% dos colaboradores afirmaram que o novo processo beneficiou positivamente o trabalho, a relação com o cliente e a confiabilidade nas informações recebidas do cliente, além de afirmarem que a necessidade inicial foi atendida com a implantação do primeiro processo, mas que o mesmo já requer melhorias devido as constantes mudanças que a empresa sofre no ambiente interno e externo.
Assim conclui-se que é possível adotar sistemas de controles internos com baixo custo e qualidade, é preciso identificar as necessidades da empresa através do mapeamento de seus processos. É extremamente necessário o engajamento da diretoria e colaboradores. Os controles internos são necessários, visto que todo empresário busca excelência nos seus processos para garantir a fidedignidade das informações geradas.
* Bacharel em Ciências Contábeis (egressa da São Judas Tadeu) e Auxiliar de Contabilidade
** Professora do Curso de Ciências Contábeis da São Judas Tadeu
*** Professora no MBA e Coordenadora do Curso de Ciências Contábeis da São Judas Tadeu
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