A relação entre o Sped e a caixa-preta

Nas apresentações sobre Compliance Fiscal nos arquivos digitais do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), costumo dizer que as informações enviadas ao Fisco estão contidas em uma caixa-preta. Mas por que caixa-preta? É simples. A caixa-preta de um avião, neste caso, somente é aberta após um grave acidente aéreo, por exemplo.

Sob a ótica dos arquivos transmitidos ao Sped, os responsáveis pela caixa também abrirão ou terão a curiosidade de abri-la após uma grave penalidade fiscal, ou seja, só saberão que tipo de informação estão enviando se abrirem estes arquivos digitais (EFD, ECD, ECF).

Nesses anos em que tenho realizado essas validações de qualidade (compliance) nos referidos arquivos em diversas empresas (EFD, ECD, ECF etc.), construí um histórico de erros graves que passam despercebidos por quem está confeccionando essa informação, tampouco o Programa Validador (PVA) da Receita identifica neste primeiro momento da validação.

Abaixo cito alguns dos erros que mais visualizei por aí:

1. NCM não existente ou inválido;

2. CST ICMS incoerente com o CFOP;

3. Valor da mercadoria da EFD ICMS/IPI diferente da EFD PIS/Cofins;

4. Falta de informações das operações com cartão de crédito e débito;

5. Ausência das informações complementares de interesse do fisco;

6. Duplicidade de itens no estoque com a mesma descrição e códigos diferentes;

7. Valor da receita da ECD diferente da EFD;

8. Base de cálculo x alíquota que não fecham;

9. Falta de registro das receitas financeiras na EFD PIS/Cofins; e

10. Diversos outros erros causados por falhas de ERPs.

Mas quem é responsável por isso? Se o Programa Validador do Fisco não identifica tais falhas, de quem é a responsabilidade por qualificar essas obrigações fiscais da empresa? Do contador? Empresário? Ou do administrador do sistema?

Provavelmente, o empresário (proprietário da empresa) atribuí essa responsabilidade ao contador. Mas quem gera as informações não é o sistema?! E quem assina o arquivo não é também o empresário?! Há uma polêmica quanto a esta questão. Particularmente, penso que a responsabilidade é de todos, inclusive do fornecedor do sistema.

Contudo, enquanto este assunto não se define, a caixa-preta não é aberta, e as empresas continuam enviando informações ao Fisco sem saber o que há dentro. O risco que um "acidente aéreo aconteça" é grande.

Noto que a grande maioria das empresas e seus contadores, controller's, gerentes da área, não tem este conhecimento ou até mesmo a preocupação com isso. É claro que nenhum desses profissionais precisa se aprofundar sobre o assunto, mas a responsabilidade e o mínimo de conhecimento técnico são necessários.

Como evitar esse acidento aéreo? Hoje em dia, existem diversos sistemas no mercado especializados em validar essas informações digitais para sua empresa. Entretanto faço algumas ressalvas importantes sobre a contratação ou aquisição desses softwares.

Não basta simplesmente adquirir o sistema. É preciso ter um projeto, um profissional especialista no assunto com a expertise em manusear o software, conhecer as regras do Sped e principalmente saber o que fazer com os dados. Isso precisa ser acompanhado e tratado constantemente por esse profissional e, sem dúvida, envolvendo as outras áreas da empresa.

O Compliance Fiscal Sped precisa estar inserido no processo fiscal da empresa para que os arquivos sejam transmitidos já validados e qualificados, minimizando os riscos com notificações, multas ou autuações do Fisco.