Robotização chega ao setor tributário e muda visão da área

Uma percepção comum no ambiente corporativo é de que a equipe do setor Tributário é consumidora de recursos infinita e de que seus orçamentos são difíceis de ajustar. Isso se deve ao argumento de que as necessidades "empurram" quaisquer obstáculos para fora das discussões em função da ameaça de multa tributária.

Acredito, por experiência própria, que é exatamente em função das ameaças de autos de infração que não deveremos persistir em um fluxo onde são mantidos profissionais trabalhando "como loucos", em um tempo reduzido, realizando todo tipo de ajuste manual ou ainda, conciliando os valores "para fechar". É exatamente pelo risco e pelos valores em questão que deveremos pensar diferente: eliminar o trabalho braçal e colocar a tecnologia a favor dos profissionais.

Se a equipe contábil deve receber o fechamento fiscal para a apuração de resultado é tarefa da mesma entregá-lo em tempo hábil. Contudo, mesmo nos tempos atuais, pensamos na entrega de tarefas automatizadas e robotizadas como algo ruim dentro das áreas administrativas. Temos a sensação de que nosso trabalho é apenas braçal, mesmo sabendo que se trata do contrário. Este pensamento pode ser considerado uma associação de autovalorização, adicionada ao receio da perda de empregabilidade e também de entregar "o seu trabalho" para um terceiro.

Ocorre que não é preciso entregar parte do trabalho a outros profissionais, nem diminuir a quantidade de tarefas exercidas. Atualmente, contamos com ferramentas que permitem a execução de tarefas de forma simplificada com sistemas mais eficientes e infinitamente mais rápidos do que o ser humano. O conhecimento embarcado em alguns sistemas e dispositivos tem capacidade de processar aquilo que nosso cérebro levaria anos.

O mesmo ocorre em sistemas específicos de apoio à equipe tributária e contábil. Um exemplo disso são as empresas que investem em solucionar e automatizar processos inclusos na burocracia tributária brasileira. Trata-se de soluções modernas criadas nos últimos cinco anos ou mais, que permitem eliminar a contabilização manual das apurações de tributos, a robotização de validação dos programas do Sped (acionamento e validação dos PVAs) e o envio e guarda automática de documentos digitais (livros, XMLs, TXTs etc).

Equipes que apenas realizam trabalho burocrático, em geral, são menos geradoras de receitas em comparação às outras. Com isso, o foco de atuação das empresas desenvolvedoras de soluções fiscais pode ser resumido no mapeamento de processos que permitam ganho de tempo, seja pela redução do esforço a partir do uso de funcionalidades inteligentes, ou seja pela mera robotização do processo. Existem empresas que, com o uso de uma solução desenvolvida ao final dos anos 1990, utilizavam cerca de 1.320 horas mensais (equipe de 11 profissionais - vários terceirizados - por três semanas de apuração, escrituração, contabilização e conciliação) para realizar processos tributários.

Contudo, ao submeter-se a novos métodos e ferramentas conseguiram reduzir para menos de um terço o total de seu esforço e custo, gerando um efeito imediato no orçamento da equipe interna do setor tributário. O ROI de projetos como estes são visíveis e destacam os profissionais de gestão pela coragem em enfrentar desafios e pensar fora do convencional.

Após algum tempo, os profissionais não imaginam mais voltar a sua rotina anterior. Quando buscam outras oportunidades exigem o mesmo padrão de automação e segurança que possuíam anteriormente, assim como oportunidades de melhoria, satisfação e redução de custos. Por fim, para atingir este patamar o trabalho é árduo, especialmente ao repensar os modelos de gestão baseados em processos e não mais em pessoas.