Estudo mostra desafios do novo layout do eSocial

O eSocial já é pauta há algum tempo. Sejam as condicionalidades da nova obrigação, métodos de implantação ou desafios que envolvem novas práticas, a entrada do eSocial no Sped é assunto recorrente em grandes empresas. Apesar dos conceitos debatidos, muitas vezes deixamos para trás a plataforma em si, local onde os dados deverão ser mostrados e validados. Se é por esse canal que empresa e fisco fazem sua comunicação, o contribuinte deve estar atento as mudanças de layout, sempre de olho nos campos obrigatórios para sua atividade comercial.

Segundo Ulisses Brondi, sócio diretor da Asis Projetos, empresa responsável pelo estudo, o layout do eSocial é fundamental, porque é ele que define quais informações o Fisco necessita ter conhecimento, sempre de acordo com o negócio praticado pela empresa. "É de extrema importância que a empresa tenha conhecimento do layout e dos campos que serão de preenchimento obrigatório, para que não haja inconsistências ou ausência de informações, fatos que podem gerar autuações e/ou fiscalizações", diz.

O estudo da Asis Projetos levou em consideração os projetos desenvolvidos pela empresa nos últimos três anos. Após mapear as principais mudanças no layout 2.2, que passou a ter 45 eventos, com 2.736 campos, totalizando um aumento de 5% no número de eventos e 14% no número de campos.

O primeiro desafio é entender quais são os campos necessários para sua empresa, já que há mudanças dependendo do modelo de negócio: segundo a cartilha do eSocial, 89% dos campos são obrigatórios em um âmbito geral, enquanto na média de empresas mapeadas pela Asis em diversos segmentos da economia 76% de campos são obrigatórios. Essa redução no número de campos a serem preenchidos pode diminuir o tempo de preenchimento e a complexidade das informações a serem apresentadas. Quanto menos preenchidos, menor a chance de erros.

Outro dado levantando no estudo de campo feito pela Asis Projetos foram os tipos de problemas enfrentados no projeto eSocial. Para facilitar a qualificação, os principais desafios foram classificados em três tipos: analisar - informações que a empresa precisa ter o olhar mais crítico para saber se a situação gerará uma ação de correção ou apenas atualização do gap trazido naquele evento; atualizar - dados que a empresa precisa atualizar para que a base do e-social esteja com informações seguras; corrigir - dados que a empresa terá um esforço maior para alterar um processo já implementado e que trará impactos relevantes.

Dentro dessa classificação, a conclusão do estudo feito pela empresa foi de que 53% dos dados devem ser analisados, 15% devem ser atualizados, enquanto 32% das informações prestadas devem passar por correção. Para Brondi, "esse novo layout exige que as informações inseridas em cada campo estejam aderentes, ou seja, de acordo com a legislação vigente. Além disso, outra boa prática é avaliar as informações que hoje são realizadas nas obrigações acessórias que serão substituídas pelo eSocial: Sefip, Rais, Caged, Dirf, pois, como agora passarão a estar em um único módulo de informações, os dados constantes em tais obrigações devem ser os mesmos, para que não haja divergência no cruzamento desses dados no eSocial".

A pesquisa buscou ainda os principais gaps sistêmicos encontrados hoje. Apesar do alto investimento feito em softwares que gerenciam os impostos, muitas vezes as inconsistências apresentadas podem ser consequência problemas associados a falhas no processo de levantamento, especificação técnica/funcional e análise de sistemas para atender exigências do layout do eSocial.

50% CAMPOS NÃO LOCALIZADOS: Não foram localizados os campos para serem imputadas as informações solicitadas.

20% LAYOUT FORA DO PADRÃO: Existe o campo, porém, não foi atualizado de acordo com o layout atual do eSocial.

30% NÃO HÁ PREENCHIMENTO: Existem os campos, estão conforme o layout, porém não foram imputadas informações pelo usuário.

30% NÃO HÁ SISTEMA: Não existe na empresa um sistema que trate as situações que envolvam a parte de Segurança e Medicina.

FONTE: Asis Projetos