Vai cotar fretes? Veja algumas dicas importantes!

Cotar fretes transformou-se em uma atividade contínua nos últimos anos. Mesmo aquelas empresas que, por questões de governança, faziam isso a cada um ou dois anos, passaram a sondar o mercado com uma frequência cada vez menor.

É importante fazer isso de uma forma estruturada, para não incorrer em erros e em conclusões precipitadas, e também para não perder a credibilidade no mercado, junto aos atuais e aos potenciais parceiros.

Aqui vão algumas importantes dicas:

Dica 1. Comece planejando adequadamente. É importante saber aonde queremos chegar e o que deverá ser feito para chegarmos até lá. Primeiro, defina claramente qual o escopo da parceria. Na sequência, tenha claro quais os objetivos em termos de custos, nível de serviço, adequação à legislação, acesso a novas tecnologias etc.

Se, por exemplo, a motivação é a redução dos custos com transportes, é preciso saber qual o patamar mínimo pretendido, e qual o racional utilizado para o cálculo do valor almejado.

Como será obtida a redução no custo com frete? Através de técnicas terroristas de negociação, pressionando seus "parceiros" contra a parede através de exaustivas e intermináveis rodadas de negociação? Através da revisão do perfil da frota? Através de uma melhor otimização da capacidade de carga disponível ou da realização de fretes colaborativos? Através da reavaliação dos parâmetros de nível de serviço? Através de ganhos de escala?

Por fim, relacione as qualidades e competências necessárias para os futuros parceiros; isso ajudará na definição do perfil do provedor de serviços logísticos ideal.

Dica 2. Identifique os potenciais parceiros dentro do perfil desejado. Quanto maior a sua base de potenciais fornecedores, maior será a probabilidade de êxito na realização das metas estabelecidas. Por outro lado, isso significará mais trabalho na identificação das empresas, no cuidado ao selecioná-las e no levantamento e tabulação de dados, tanto na etapa de RFI (Request for Information) quanto na etapa de RFP (Request for Proposal).

Infelizmente, existem pouquíssimas fontes para a consulta de empresas. A Tigerlog disponibiliza uma lista em Excel contendo mais de 3.200 transportadoras e operadores logísticos.

Além de não existir uma padronização nas informações disponibilizadas, os dados são pouco confiáveis, e grande parte deles encontra-se desatualizada. Não é possível confiar, muitas vezes, nos dados relacionados nos próprios websites das empresas.

Uma transportadora, por exemplo, ao ser indagada sobre a frota em operação, poderá informar a quantidade de cavalos, mais a quantidade de semirreboques, mais a quantidade de veículos médios, leves e semileves e ainda o número de equipamentos disponibilizados por parceiros, agregados à sua empresa. Uma outra transportadora poderá informar apenas a quantidade de conjuntos, sem distinguir entre cavalos mecânicos e semirreboques, e ainda poderá desconsiderar a frota de terceiros. Isso produzirá uma comparação desigual e injusta.

Definidos os potenciais parceiros, encaminhe a eles uma carta-convite. Solicite confirmação (ou aceite) formal. Faça follow-up junto àqueles que não se manifestarem.

Em seguida, envie o termo de confidencialidade de dados às empresas participantes do processo de cotação. Aguarde o retorno do documento assinado para a disponibilização de novas informações.

Dica 3. Direcione a RFI para aquilo que considera vital no processo seletivo. A RFI, ou questionário técnico, tem como objetivo a obtenção de maiores informações a respeito dos potenciais fornecedores. É constituída de perguntas abertas e fechadas (a maioria).

Pode tratar de temas diversos como porte da empresa, tempo de atuação no mercado, tamanho e perfil da frota, número de clientes em determinados segmentos, capacidade de desenvolver projetos personalizados, disponibilidade de soluções TMS/WMS, certificações, licenças etc. Evite longos formulários; seja objetivo.

Cada aspecto abordado na RFI deverá receber uma pontuação a partir de determinados parâmetros de avaliação, obedecendo àquilo que foi determinado como prioritário na etapa inicial, de planejamento.

A tabulação e análise dos dados colhidos com a RFI é extremamente trabalhosa, portanto automatize o máximo que puder.

Ao final, obtenha a pontuação de cada empresa e elabore um ranking. Defina o ponto de "corte", ou seja, a pontuação mínima para a classificação para a etapa seguinte. Normalmente elimina-se a metade ou um pouco mais das empresas; isso obviamente dependerá do número de empresas participantes e da pontuação alcançada.

Tenha o cuidado de checar as empresas eliminadas, pois talvez algumas delas seja importante estar na fase seguinte, mesmo não atingindo a pontuação mínima definida no "corte".

Agradeça a todos os participantes, e comunique as empresas classificadas sobre os próximos passos.

Dica 4. Capriche na RFP. A RFP deverá disponibilizar dados detalhados, relacionados ao escopo da operação, requisitos técnicos e parâmetros de qualidade desejados, modelo de precificação, critérios de seleção, cronograma etc. Quanto maiores os detalhes, menos premissas e margens de segurança serão consideradas pelas transportadoras e operadores logísticos. Por isso, não economize nas informações, capriche!

Evite estabelecer preços-alvo (ou target). Muitas transportadoras e operadores logísticos declinarão do processo. Você tem um objetivo, isso é certo, mas não o divulgue ainda nesta etapa. Seja hábil e inteligente: faça isso cara a cara, na etapa final, quando negociar com o short-list (finalistas).

Nessa etapa de RFP, é importante disponibilizar tempo hábil para a leitura e entendimento do edital de concorrência, bem como para a elaboração da proposta técnica e comercial. Em determinados casos, será necessário que as empresas se aprofundem na sua operação, visitando as suas instalações operacionais, para levantamento detalhado de dados.

Tempo adequado também deverá ser previsto para as respostas aos questionamentos realizados pelas empresas participantes. O número de perguntas pode variar de algumas dezenas a uma, duas ou três centenas.

Garanta que cada proposta técnica e comercial recebida seja amplamente avaliada; evite descartar uma proposta em função de falhas na informação técnica ou nos preços.

Após a análise das propostas, defina um short-list, com no máximo três a cinco empresas.

Dica 5. Cuidado na reta final. Audite as empresas finalistas, visitando-as "in loco". Solicite também a documentação que comprove a sua regularidade fiscal e a saúde financeira. Não hesite em substituir uma empresa caso ela não atenda aos requisitos definidos.

Prepare-se para a negociação. Se você fez a lição de casa indicada nas dicas anteriores, não terá dificuldades em saber aonde exatamente quer chegar e o que deverá fazer para ser bem-sucedido na realização de suas metas.

Ainda não acabou. Planeje, em detalhes, o processo de transição do operador atual para o novo parceiro. Faça isso utilizando um plano de ação, preferencialmente no modelo 5W2H, no qual serão formalizadas as ações-chave, os responsáveis, os prazos etc.

Boa sorte e bom trabalho!