Auditoria fiscal reduz riscos de documentação perdida

A auditoria fiscal é encara por muitos empresários apenas como um procedimento doloroso, a ser realizado em casos extremos, quando a empresa já enfrenta dificuldade ou depois de sofrer sanções dos órgãos de fiscalização. Porém, afirma o CEO da Varitus, Adão Lopes, a auditoria fiscal pode ser um processo saudável para empresas de todos os tamanhos e prevenir dores de cabeça futuras.

"Muitos podem acreditar que, já que sua empresa está em ordem com seus documentos e obrigações fiscais, estão livres de passar por uma auditoria, porém estão enganados". Processos de fiscalização ocorrem por diversos motivos, desde cruzamentos de dados por parte do fisco, como por denúncias vindas de clientes, funcionários, dentre outros", afirma.

Lopes destaca que, mesmo que a empresa não tenha nada errado, alguém ainda pode realizar uma denúncia. "Não vou entrar no mérito de a empresa estar legal ou não, mas o caso é que é bom estar prevenido. Como consequência, estará legalizado", diz.

Adão Lopes - Uma auditoria fiscal ocorre sempre que é feita a verificação e validação de tudo que seu contador e uma operação fiscal exigem. A emissão de nota fiscal, por exemplo, exige que sejam guardados os arquivos, e a auditoria verifica se isso ocorreu. Recomendamos que essa conferência seja feita sempre que a empresa deseja evitar ou tenha passivo fiscal.

Lopes - O auditor geralmente é uma pessoa independente tanto da empresa quanto da receita. Hoje, para arquivos digitais, já existe auditoria feita por um sistema. Porém, às vezes, são necessárias auditorias mais profundas, pegando os livros e vendo se todos os documentos estão guardados e se estão corretos, caso o Fisco venha a fazer sua auditoria.

Lopes - As empresas mais organizadas e sérias fazem auditoria, porque sabem que, no trabalho do contador, por ser um processo humano, podem ocorrer erros. As empresas grandes e médias, que têm maior preocupação com o passivo fiscal, sempre fazem auditoria. Já as empresas pequenas confiam muito no contador. Porém seria importante que começassem a se preocupar com isso pelo menos com o uso de ferramentas automatizadas. Por cerca de R$ 30 por mês, é possível ter um sistema digital de auditoria fiscal.

Lopes - O primeiro passo é procurar um auditor independente ou empresa que ofereça software que faz auditoria automatizada. A automatizada vai abranger pontos que tenham documentos eletrônicos envolvidos. A independente vai validar o que o contador fez. O ideal é que faça os dois tipos.

Lopes - Os principais são quatro: Nota Fiscal eletrônica (NFe), conhecimento de transporte eletrônico, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) e a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFCe). Além, é claro, do arquivo de Sped. São muitos documentos e muitos anos de documentos que devem ser armazenados. Informações podem se perder, principalmente se nem toda a sua plataforma é digital. A irregularidade não é feita de má-fé, mas pode ser um erro operacional que custa caro.

Lopes - É importante ter tudo em ordem. Sistemas gerenciais de notas, ou mesmo ERPs que contenham esses sistemas acoplados, como o Nota Faz, da Varitus, garantem que as notas estejam em ordem. Assim, quando qualquer fiscalização tomar lugar, os dados estarão organizados, acessíveis e transparentes. Além disso, é possível fazer uma pré-auditoria automática, que verifica se os dados estão sem discrepância, antes mesmo da avaliação do Fisco. Isso pode ser feito periodicamente, de forma a garantir que a empresa não fique tensa quando ocorrer uma nova inspeção - podendo até corrigir erros antes que eles virem multas.

Lopes - Cada arquivo digital inconsistente ou faltante pode custar R$ 176,50 de multa. Se o Fisco desconfiar que tem irregularidade, pode aplicar mais multas. O fisco geralmente manda uma multa por correspondência quando há alguma suspeita de irregularidade, que, quando paga, geralmente já soluciona qualquer problema para a empresa. Entretanto, eles podem, mesmo assim, fazer uma vistoria; e, no caso de não pagamento, com certeza eles a farão. É possível contestar a multa, caso haja a certeza de que aquela acusação é falsa, porém haverá uma auditoria para avaliação de toda forma. O ponto é que, geralmente, há mesmo alguma irregularidade.