Os efeitos (perversos) da baixa acuráciados estoques

O baixo nível de acurácia dos estoques não incomoda apenas pela diferença existente entre o estoque físico e contábil, muitas vezes assumida como perda nos demonstrativos financeiros, sendo normalmente classificadas como despesas não operacionais em uma conta intitulada "perdas por faltas no inventário". Por detrás dela existem custos ainda mais representativos, muitas vezes desconhecidos das empresas.

Diferenças em estoques geram perda de credibilidade junto a clientes, fornecedores e outros departamentos internos. Isso impacta, negativamente, em todo o processo de planejamento de vendas e operações (S&OP - Sales and Operations Planning). Além do retrabalho e do estresse gerado, esses erros culminam no aumento do nível de estoques, mais especificamente naquilo que chamamos de estoque de segurança. Podem impactar também no aumento dos lotes comprados e produzidos, conhecido como estoque cíclico.

O efeito avalanche é avassalador! A baixa acurácia dos estoques pode provocar problemas ainda mais graves, como paradas de linhas produtivas, perdas de vendas e até de clientes. Isso custa caro, muito caro, e seus efeitos se alastram por toda a cadeia de abastecimento, muito além da consequência inicialmente identificada. Pode, inclusive, produzir demandas judiciais milionárias.

Baixa acurácia também pode gerar estoques adicionais, além das necessidades correntes da empresa. Em diversos casos, inclusive, colaboram para o aumento dos estoques "mortos", constituídos de materiais obsoletos.

Como podemos ver, os efeitos são catastróficos. O que fazer então?

A solução ideal passa pela implantação do conceito de inventário rotativo, também conhecido como cíclico. Nessa metodologia, os itens em estoques são normalmente classificados em uma curva ABC (R$ ou volume movimentado) ou PQR (popularidade) e a partir da classificação recebida, o item será inventariado um determinado número de vezes ao longo do ano. O inventário rotativo conta, diariamente, parcelas do estoque, de tal forma que após um determinado ciclo (três ou seis meses por exemplo), terá checado todos os itens pelo menos uma vez.

Uma vez contado e verificada a existência de diferenças entre o físico e o contábil, a quantidade é ajustada e a causa raiz é exaustivamente avaliada, de tal forma que a probabilidade de reincidência do erro seja mínima.

As auditorias, realizadas em paralelo, complementam o trabalho desenvolvido no inventário rotativo. As mais comuns são as auditorias do tipo cara-crachá que têm como objetivo localizar itens perdidos em estoque, as auditorias de posições vazias, as auditorias de materiais devolvidos e as auditorias de posições múltiplos itens.

Essas duas técnicas, se bem implantadas, proporcionarão uma melhoria considerável em seu nível de acurácia de estoques, em um prazo inferior a seis meses. Por que não tê-las então?

Bom trabalho e sucesso!