A automatização das notas fiscais melhora a gestão dos processos de compras?

As companhias que aderem aos projetos de automatização das notas fiscais de entrada relatam maior agilidade nos processos internos, diminuição no número de erros (números de NF-e, valor e CNPJ), melhoria na qualidade dos dados fiscais devido à precisão dos números registrados, e consequente diminuição de falhas nos fechamentos, como: conciliação menor, estornos e ajustes. Somados, esses fatores repercutem em agilidade do processo de entrada dos itens no estoque.

Nos últimos meses, constatamos internamente um maior número de consultas feitas por potenciais clientes interessados em agilizar processos internos. Na prática, isso demonstra que as soluções fiscais inbound (para entrada) estão conquistando maior interesse das áreas Contábil e de TI em companhias que movimentam milhares de notas fiscais de entrada por mês.

A possibilidade de utilizar uma ferramenta multi-idioma integrada para automação de entrada, com interface amigável para o usuário, disponível por meio da nuvem, com suporte ao sistema de NF-e em ambiente SAP e a uma ampla gama de soluções ERP, torna tudo mais fácil para empresas com várias filiais.

As soluções que optaram pelo modelo Saas não exigem altos investimentos iniciais e tendo como aliada a qualidade, repercutem favoravelmente no mercado. A Philips constatou na prática os benefícios de utilizar a ferramenta, ao obter aumento de 25% de produtividade entre os colaboradores depois que a nossa solução foi adotada em todas as unidades no Brasil, num processo de migração suave, sem prejuízos à rotina dos usuários internos.

Outro caso de sucesso é o da Helibras, subsidiária no Brasil da Airbus Helicopters (antes Eurocopter), pertencente ao Airbus Group. Implementamos três projetos na empresa utilizando a solução: Nota fiscal mercantil (NF-e) de entrada; Conhecimento de Transporte (CT-e) de entrada e a nota fiscal de serviços (NFS-e) de entrada. A implementação contou com o envolvimento das equipes de TI, Contábil/Financeira e de Logística da companhia.

A Helibras tem participação em quase 50% da frota brasileira de helicópteros a turbina. No final de 2012, iniciou-se a implantação na Helibras da automatização da NF-e de entrada, concluída em abril de 2013, quando entrou em produção a nota fiscal nacional de entrada pela Helibras. Como resultado, o tempo despendido pelos funcionários no recebimento de mercadorias caiu 50%, com a adesão a essa ferramenta para NF-e de entrada. Como o arquivo de XML da NF-e contém todas as informações do material comprado descrito na nota, a busca feita no XML otimiza o tempo gasto nessas tarefas. Apenas para ter uma ideia do alcance, a Helibras movimenta uma média de 1.000 NF-e de entrada por mês.

De uma maneira geral as empresas de grande porte são rigorosas no quesito segurança da informação, por isso os fornecedores de serviços e soluções passam por uma avaliação criteriosa - o que para nós é muito positivo, pois mostra a qualidade de nossas soluções fiscais em vários países, além do Brasil, como Argentina, Chile, Equador, Peru, Uruguai e México.

No Brasil, empresas como a CBMM - Companhia Brasileira de Metalurgia e Mineração, Clariant e Sabó também desenvolveram projetos de soluções inbound (de entrada) implementadas pelos nossos profissionais. A automatização das NF-e de entrada garante maior agilidade no caso de uma eventual conferência fiscal por parte da Sefaz, evitando assim dificuldades em atender prontamente as exigências do fisco.