Evanir Aguiar dos Santos, diretoroperacional da Fortus, responde.
Ser pego de surpresa com incomodações como passivos financeiros, processos trabalhistas, entre outras dores de cabeça, é tudo que não se quer em momento algum e, principalmente, no difícil período de praticamente dois anos de crise financeira em que vive o Brasil. Desta forma, a Auditoria Preventiva de Recursos Humanos (RH) se torna de grande importância.
É imprescindível em épocas como a que estamos passando, de constantes mudanças legais, comportamentais e de mercado, que as empresas estejam atentas e acompanhem as exigências trabalhistas, previdenciárias, tributárias e de recursos humanos. É exatamente nessas situações que estar atualizado é fundamental.
A Auditoria de Recursos Humanos é a revisão analítica das sistemáticas e documentos trabalhistas, buscando identificar as conformidades dos registros e processos, e, sobretudo, as possíveis falhas nessa metodologia. A importância da Auditoria no setor de RH se deve ao grande impacto das brechas nesta área, gerando, normalmente, passivos financeiros e processos trabalhistas contra a empresa.
Analisando as Auditorias Interna e Externa, podemos descrever que a primeira tem como principal objetivo atender às necessidades de gestão da administração da empresa, e a segunda tem como objetivo detectar, de maneira assertiva, os erros ou regularidades, às necessidades de terceiros no que diz respeito a fidedignidade das informações prestadas.
Para isso, é realizada a abordagem inicial do auditor, definindo-se o trabalho a ser desenvolvido, o período de execução e as pessoas que serão envolvidas. Fazem-se necessários também o conhecimento das operações e a avaliação dos sistemas de controles, organizando-se, assim, o programa de trabalho. Este planejamento é finalizado com um parecer descritivo dos fatos observados, contendo recomendações para alinhamento dos processos.
Dentro das organizações, os principais itens auditados são:
- Documentação: contratos de trabalho e prorrogações, acordos de compensação de horas, exame médico e ficha de registro, ficha de salário-família e declaração de utilização de vale-transporte.
- Atendimento à legislação trabalhista (CLT, jurisprudências, convenções coletivas de trabalho, portarias do Ministério do Trabalho e Previdência Social). Como exemplo, podemos citar o empregado que exerce atividade insalubre. Ele deverá ter uma licença prévia das autoridades competentes em matéria de Medicina e Segurança do Trabalho. Pois, mediante os exames necessários, será liberada a prorrogação de jornada para este colaborador.
- Regularidade da folha de pagamento, controle do ponto, férias e 13º salário.
- Regularidade das guias de recolhimento do FGTS e do INSS.
- Segurança do trabalho: prevenção de acidentes e de incêndios, promoção da saúde e de treinamentos.
- Atendimento às obrigações acessórias, como Caged Mensal, Caged Diário e Rais.
- Relação Anual de Informações Sociais, Dirf - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
Através da Auditoria Preventiva, as empresas podem obter informações mais precisas, bem como sanar suas possíveis lacunas. Com este trabalho, ainda é possível identificar, através do resultado apresentado, se a área de Recursos Humanos está alinhada com os objetivos organizacionais.
Assim a administração da empresa terá dados e resultados concretos para embasar a sua tomada de decisão e o planejamento no que se refere às obrigações, evitando, desta maneira, multas e possíveis passivos trabalhistas. Há também ganhos na relação de confiança e na transparência que consequentemente se reforçam com colaboradores, sociedade, clientes, fornecedores, parceiros etc., gerando, assim, relações mais sólidas de trabalho.