Cinco práticas classe mundial no inventário

Muitos profissionais "torcem o nariz" ao ouvir a palavra inventário. Outros ficam arrepiados, pois se recordam de um passado recente ou até mesmo distante. Alguns nem dormem bem, pois têm pesadelos constantes ao se verem em situações no qual se deparam com grandes diferenças entre o físico e o contábil.

Altos índices de acurácia entre os estoques físicos e contábeis não podem ser considerados obras do acaso ou uma questão de sorte. Na prática, resultam de muito empenho, foco, disciplina, capacitação e comprometimento da equipe, e acima de tudo, de um desenho correto dos processos operacionais e administrativos e das sistemáticas de gestão relacionadas ao seu almoxarifado ou centro de distribuição.

Poucas empresas avançaram de forma considerável na administração do inventário, seja ele geral ou rotativo. A grande maioria das empresas ainda trata o inventário como um evento "isolado", pontual, destinado a gerar informações para suprir a necessidade de um determinado demonstrativo financeiro ou para atender a uma demanda da controladoria.

Indico, a seguir, cinco práticas de classe mundial para quem deseja progredir no tema:

#1. Programa 5S implantado. Contar com um armazém limpo e organizado pode ser considerado um pré-requisito para alcançarmos altos índices de acurácia. Não basta adquirir equipamentos modernos, projetar um excelente layout operacional ou investir em uma avançada solução WMS; será necessário dispor de condições para que o procedimento de inventário ocorra de forma natural, sem atropelos, sem riscos à saúde do trabalhador e com um mínimo de retrabalho.

#2. Inventário cíclico ou rotativo em funcionamento. O inventário geral, aquele realizado normalmente uma vez a cada ano, semestre ou trimestre, não é suficiente para garantir elevados índices de acurácia dos estoques. É importante implantar uma sistemática de inventário que monitore diariamente os saldos em estoques, confrontando-os com as informações constantes nos sistemas. A esse procedimento, chamamos de inventário cíclico ou rotativo, no qual realizamos contagens diariamente, direcionadas por algum critério: itens mais representativos em vendas, itens mais valiosos, materiais com maiores diferenças historicamente etc. Contando todos os dias, identificaremos rapidamente os problemas existentes, e poderemos agir na eliminação da causa raiz, minimizando seu impacto sobre outras famílias ou itens.

#3. Contagens baseadas na curva PQR (popularidade). Ao invés de adotar a curva ABC (quantidade ou faturamento) como critério para o dimensionamento de contagens diárias, avalie a possibilidade de trabalhar com a curva PQR (popularidade) que corresponde à frequência com que um determinado item é movimentado (ou visitado). Quanto mais vezes um item é acessado, maiores as possibilidades de ocorrerem erros. Melhor ainda se você puder "cruzar" a curva ABC com a curva PQR; nesse caso um item AP (grande quantidade movimentada e movimentações frequentes) deverá ser contado quase que diariamente, enquanto que um item CR (pequenas quantidades, raramente movimentadas) poderá ser inventariado semestralmente.

#4. Investigar os erros, estudar a causa raiz e trabalhar na melhoria contínua. Muitas vezes, ao identificarmos diferenças entre o físico e o contábil, apenas corrigimos os saldos em estoques. O ideal é investigar a causa raiz do problema e desenvolver uma série de ações (plano de ação estruturado) evitando que a não conformidade se repita. Isso leva tempo, é cansativo, exige perseverança, e em função de tudo isso, muitas vezes não é realizado.

#5. Auditorias em paralelo. Além das contagens realizadas no inventário cíclico ou rotativo, é importante realizar, em paralelo, auditorias. Uma delas pode, por exemplo, tratar de itens recentemente devolvidos; outra pode ser "disparada" toda vez que um item tiver que ser reposto. Algumas empresas adotam auditorias para posições múltiplos SKUs, aquelas no qual estão alocados diversos códigos de materiais em uma mesma posição de estocagem, uma prateleira ou uma porta-pálete por exemplo.

Obviamente que uma equipe dedicada a inventário e a informatização dos controles também ajudará. Mas nada disso será suficiente para obtermos indicadores de acurácia de 100% ou muito próximos disso se não efetivarmos parte ou totalidade das medidas indicadas.

Somente assim você evitará pesadelos ou calafrios quando falar em inventários! Boa sorte, bom trabalho. Muito sucesso!